例会效率太低？估值超10亿的Vox值得你借鉴经验

以“解释新闻”为口号的Vox在Youtube上发布的视频已有数十支点击破百万。本文作者Elite Truong在Vox产品组工作，来看她对于提升例会效率有哪些心得。

每周五，我和我的同事都会讨论一周的工作情况：设定目标、头脑风暴、想些让团队工作更高效的办法。这种周末的讨论能让大家总结过去一周的工作情况、谈一谈新的点子、对优秀的作品进行表扬。

创始人Ezra Klein（中）和同事在华盛顿的Vox办公室里。

通常情况下，一个编辑团队的工作流程是这样：完成这篇稿子后，接踵而来的是另一篇稿子，大家没有多余时间辨别哪些做法是对的，哪些是错的。这样长久下去的结果就是：人们越来越沉默，没有不同意见或反对声音，最后背锅的都是领导。如果我们不花时间来想这些，新的点子要从哪儿来？

这样的会议就很尴尬了，没人愿意说冒犯别人的话，也没人愿意坦承事情正在朝不好的方向发展。经历了忙乱的一周后，更不会有人记得那些工作上的细节。连讨论哪些地方出了问题都会很艰难，就算是开放式讨论，也少有干货出现。

反复试错之后，我想了一些关于例会的新点子，这样的会议流程更适合我的团队：一个小时的会议，前半部分用来反思，后半部分用来讨论大家本周都做了哪些工作，下面这些是我们开会的小目标：

1.   为例会确定讨论范围，先要给接下来的一周设定目标

“开第一次会的时候，我们就知道Vox会做成什么样子。”Ezra Klein说。

在一周最开始，列出要处理的优先事项和目标，写在每个人都能看见的地方：要做的事情有哪些，要花多少时间完成，是不是每个人都和编辑或领导的看法相同？“完成”具体指进行到哪一步？上周没完成的活有哪些，需要从哪些方面给予支援？

如果目标不明确，每个人都会一头雾水。设定目标可以帮助那些工作效率高的人超越现有的目标，如果有员工不断在超越设定好的工作量，你很快就能发现。

在一切还来得及的情况下，让大家报出完成一项工作真正需要的时长。这样能避免压力过大导致崩溃的情况，还有助于取得进展——以及帮助他们意识到哪些方面需要改进。

2. 有哪些工作进展很顺利？

周一，你和你的同事有了清晰的目标，现在周五到了。哪些工作做的还不错？每个人都应该花几分钟时间讨论，他们觉得哪些项目进展很顺利——就算没达到目标，还能学到一些新的东西。他们正在接触的人也许能够帮助解决一些问题。

3. 哪些工作进度慢了，哪些问题很难搞？

Vox产品组

这能让人们为预设的目标负责。本周发生了哪些事导致工作进度放缓？有哪些没预料到的事情出现？他们预估的时间是不是太短了？

有一回，我的同事预估他能在4天内搞定一件事儿，但最后花了7天才完成，因为这个事情比我们想的要更复杂。那个星期的例会上，我们决定以后为任务设立更保守的时限，因为你时常会遇到一些新的工作，而你对处理这些事情并没多少经验。

4. 哪里出了问题？

这可以帮你确认一些事情：你在哪里卡住，你是怎么解决这个问题的？下回再遇到类似问题，你会怎么处理？

针对这种障碍也有解决办法：给未知的问题预留出反应时间。要是你花了四个小时还没解决问题，你可以先放在一边。如果这个问题需要其他人的支援，那就去求助，或者和你的同事一起头脑风暴。

5. 搞清楚每个人都做了哪些工作

在Facebook的全员大会上，有一个叫“本周最佳修补”（fix of the week）的单元，扎克伯格会表扬那些在程序背后做出修复工作的员工，或是其他做了对公司有益的事情，但没有引起注意的人。

所以谁是你团队里确保进度照常推进的幕后英雄？你的编辑有没有针对某个重要的版块提出了非常实用的意见？用户体验设计师在测试时有没有提出值得思考的问题？有没有人提出的意见受到各位同事的好评？你可以鼓励大家互相发掘，彼此为整个团队做了哪些幕后工作。

6. 根据实际情况，调整会议频率

如果你的团队正在做一个长期的项目，那就每两周开一次会，或者一个月开一次，或随便什么合适的时间。如果你的工作伙伴彼此间并无业务往来，你可以每个月和他们进行单独的讨论。

时不时地请你的同事亲自告诉你，或是在例会上讨论：哪些工作进展顺利，哪些进展不顺利，做出看得见的改变。拨出时间来提升例会效率，你的整个团队会更有责任心、目标的设定会更现实、凝聚力也会更强。