产品经理好物推荐：为什么用钉钉构建团队知识体系

前段时间我们产品发布新版本时，出现了上线事故，事后我们特意抽出时间组织了复盘会，分析总结了本次上线事故的原因：

没想到排名第一的是： 需求文档更新同步不到位，导致存在信息差；排名第二的是沟通成本较高，不够敏捷。

说到底，就是协作效率的问题。

在敏捷开发的主旋律驱使下， 对于当下的互联网企业来说，自身的发展越发需要团队具备高爆发力和长持久力，越发清晰地呈现对协作效率的强制依赖特征。

而生产力工具，则 是保持职场高效协同的基础。

所幸，现在我们有了更多可以选择的工具，这对于产品研发、技术开发相关领域的从业者是件好事。

为此，我深度体验了印象笔记、飞书、notion、wolai等诸多在线文档或笔记工具。文档是一种多对多的协作方式，不用我们分别去1对1或者1对多的去反复沟通事情，在线的文档则更适合研发类工作的协同与交流。我最终选择了钉钉文档，并强烈推荐给大家。

原因很简单：钉钉文档的内核是协同效率。

钉钉文档的协作效率我认为是同类竞品中的佼佼者，协作流畅、效率高的背后，主要有两方面原因：

一是，钉钉文档本身功能的强大， 比如，编辑器丰富、支持文件格式多，模板齐全等等；

二是，钉钉丰富甚至可以说有些复杂的功能体系， 带来的融合优势。相比其他纯文档工具更好用，比如编辑需求文档时，需要其他人协助，可以@他/她；项目研发也可以插入一个项目模块，在一篇文档内搞定，不用再去找其他APP，这会让协同效率更高。

今天，镜同学作为深度体验官，就站在产品的视角，将“钉钉文档”这款产品拆解一番，深挖背后的产品逻辑和功能亮点。

第一、协同效率是文档产品的内核。

协作无界，创作无限 。

这句话是本身就是钉钉文档的产品锚点，内核就是协同效率，一切产品功能的设计都是围绕着这个中心而进行。

这也是产品设计最难能可贵的地方： 产品定位准确，且有战略定力和战略执行力。

协作效率既是钉钉文档产品功能设计的出发点，也是落脚点，那么，在协同效率的主旋律下，从产品经理的角度来看， 钉钉文档有哪些牢牢扣紧产品定位的音符呢？

1. 强大、丰富而又便捷的编辑器。

如果把文档工具比喻成一辆汽车，文档编辑器就是其核心部件发动机，好的编辑器让用户主动拥抱且流连忘返，文档工具的功能内核就是编辑和记录，这是最基础的需求，也是底线需求。

换句话说， 底线需求是1，体验性需求是0， 没有前面的1，就算有再多的0也无济于事。

深耕基础，而后发力体验，这两者本身就是有层级先后关系的，比如，印象笔记和钉钉文档同属知识管理工具 （前者侧重于个人、后者更重于协同） ，可在编辑器的这个核心需求的较量上，显然钉钉文档明显后来居上，更遗憾的是，看不到印象笔记要优化编辑器这个核心设施的决心。

而钉钉文档的编辑器，在我看来， 是在平衡了专业性与便捷性的基础之上，又增加了更多的体验性设计 。

钉钉文档的编辑器不断在进化，才成就了当下的“大而精”，可以满足日常办公的任意场景，常用功能菜单与office几乎完全一致，而且，很多小的细节都具备，比如，段落间距、常用公式表达、项目列表、纸张大小、导出格式， 甚至字间距 等等。

强大的编辑器不仅可以插入云盘附件，关联钉钉，插入项目看板、待办任务、群聊、在线文档等，还可以快捷的插入表情，图片，文件，音视频，链接，地理位置，日期（还可以和钉钉联动），甚至公式、设计稿、代码、脑图，业务流程图等等。

编辑器兼具专业与灵活，可满足各种办公场景需求。

2. 提升知识 全生命周期 的管理效率。

在线协作方便了协同，那对个人而言，对文档的管理其实就是个人知识体系的管理；而对企业而言，文档的管理则是在群体知识管理的基础上，对其所形成的组织过程资产的高效管理。

而企业组织过程资产的积累，均需要经历知识的生产、流转和消费的核心路径， 所以要做好企业或组织的知识管理，不仅局限于对组织知识的存储和分类，更要做好全生命周期的管理。

而这恰恰是产品设计的内在驱动力，值得产品同学学习，我们在做产品设计时，不仅要考虑解决好某个局部功能，更要着眼于流程性的、系统性的业务管理 。

最近， 原来的“知识库”升级到了“团队空间”，在我看来就是对知识全周期管理的一次提升。

首先，原“ 知识本 ”升级为“ 文件夹 ”。

层级带来的是视觉上的舒适，以及管理上的效率提升，这种 目录树让文档的管理变得更容易，用户体验更好。

而这次 钉钉文档里新增了“ 文 件夹 ” 概念，可以使用文件夹对文档做归类， 同时可以在一个目录树呈现所有的文档， 文档鼠标放上去有预览效果，并可以直接点击查看， 还加入了自定义 logo 和封面功能，让每一个空间都可以定义属于自己的调性。

这对于产品同学来说，绝对是个好消息，因为我每一个产品设计得有几十个文档成果，而且每个文档都会有版本更替，文件夹分类可以极大的提高管理的清晰度，而目录树则可以提高检索效率，让需求直接触达。

其次，脑图视图可以自由拖拽。

我在建立目录后，竟然还发现可以脑图视图结构化呈现所有文档。

并且，在空间首页就可以直接拖拽，拖拽之后层级关系也直接同步更新，快速高效完成文档结构的调整。

3. 模板，复用意味着快捷。

经常有产品同学询问我各种文档模板，凡是我有的向来都是有求必应，因为我深知模板对于工作效率的提升。

日常工作中，我们需要处理各种文档，除了产品专业的需求文档之外，诸如会议纪要、行动清单、项目计划管理等等，这些文档都是高频高复用的需求。

关于模板，从产品功能上来说，我以为可以分为三个层次， 一是系统模板的丰富度，二是用户可以自定义模板，三是用户模板形成流转场景，可以内循环。

这三个层次逐渐深入，形成结构化的竞争优势，对于高复用的场景提高工作效率，降低知识生产的时间成本。

钉钉文档拥有丰富的模板库，并且可以自定义保存为个人模板或者团队模板，比如， 管理员 可以将常用的会议、方案、汇报文档保存为“ 团 队模板 ”，这样团队成员可以一键带入团队模板，在团队空间下写文档高效又规范。

第二、安全管理，是团队协作的守护神。

协作高效的前提，一定是数据安全， 这也是企业客户的核心诉求，钉钉文档的团队空间的更新，也对权限管理做了三大升级： 权限默认继承、私密文档、安全水印。

1. 权限默认继承：文档管理高效赋权。

我记得之前使用原知识库时，每当我对其他产品同学、开发同学设置权限时，每一个文档都需要单独授权这就让我很是吐槽。

现在，团队空间可以直接对文档/文件夹进行整体授权，授权后，所有子文档默认继承父文档权限，并同时支持单独修改。

比如说，原先我的需求进度需要同步至开发同学，需要一个个文档分别添加授权。现在我只需要将文件夹授权给同学就好，除非需要不用再单独配置。

2. 私密文档：仅指定人可见。

工作内部其实是有边界的，有些工作文档仅部门内人员可见，甚至仅同岗位可见都是很正常的，所以“私密文档”的是的应用场景很常见且重要。

所以我觉得，钉钉文档这次更新非常有用，之前 知识库下文档权限管 理设置仅支持权限增加，不支持删减，文档权限管理不灵活， 而升级后的团队空间文档权限可灵活设置权限，自由增加/删减，可设置为仅限指定人可见。

3. 安全水印：覆盖完整，信息保护更全面。

我们公司产品经理对外输出的文档都是要求转成PDF格式，加上产品部水印，一来是规范操作，更重要的是保证数据安全。

钉钉文档我之前使用时，原安全水印仅出现文档内容界面，未覆盖知识库文档结构，成员信息界面， 而现在可以覆盖团队空间整个界面，目录树，成员管理界面均覆盖水印。

并且，原知识库的“ 安全水印 ” 和“ 禁止复制 ”在这次的升级中都会保留，同时加强了水印能力，覆盖范围包含了整个空间界面，让文档结构、空间信息均得到水印保护，实现全方位的信息安 全保护。

所以， 灵活丰富的权限管理是钉钉文档安全的守护神，不仅保证了数据安全使用，拓展了应用场景，我们产品设计时也要借鉴。

第三、 文档 +X 的融合 。

钉钉文档最强大之处，是文档可以与钉钉的其它功能相互融合使用。

与生产力工具属性本身相融合，缩短了用户协作时的体验缝隙， 这种融合带来效率增长的化学反应。

比如说，钉钉文档本身有思维导图、有白板、有表格，我们在进行需求梳理、头脑风暴时可以高效使用；钉钉文档可以导出多种格式， 一键生成长图，可以分享，可以语音速记，添加外部链接， 编辑器强大，权限管理安全等等，这些都是协作文档的生产力工具属性。

但是，钉钉文档最强大的地方在于，可以和钉钉其他功能无缝衔接，高效配合，极大地提升团队效率。

比如说，钉钉文档还可以直接在文章内容中添加评论，类似于批注， 并且可以@某个人 ，甚至直接推送短信或电话钉钉消息， 底部可以点赞，还可以评论，回复完成状态 ，而这是提供了互动的社交场景，更加有利于提高协作的效率。

当然，也存在一些瑕疵，比如，新建文件夹时略微卡顿，导出长图时模板较少，暂时没有剪藏功能（不知道是不是在开发中，还是定位协作文档，不触及笔记领域的功能板块）。

但整体来说，体验使用后，瑕不掩瑜， 钉钉文档作为在线协作文档，毫无疑问兼具了功能的丰富和使用的灵活，这背后仍然是 协作效率为内核，数据安全为保证，社交互动和工具使用分别为两翼， 成就了协作文档的光辉成绩。

工作这么繁重，协作效率为王，所以， 推荐大家使用。