学不会时间管理分不清轻重缓急 你最后只能一事无成
对于每一个职场人来说,如何在规定的时间内高效的完成任务,是每天都需要面临的难题之一。
时间紧,任务重,每天被各种皮毛小事困扰,没有足够的精力去处理更重要的事,事情越堆越多。
长久以往,反而让自己陷入自责与焦虑的负面情绪中,导致工作和生活两者都无暇顾及。
面对这种情况,大多数人第一时间想到的往往是:改变认知,学会时间管理,提高效率。
这个想法没错,但我敢保证,90%的人在学会时间管理之前,就已经掉进了以下三个常见的误区中,不但管理不了时间,反而被自己制定的各项指标拖累,困死在自定的管理规则下。
- 误区一:光顾着学习各种方法论,纸上谈兵,没有目的性地去规范时间。
- 误区二:被事情拖着走,而不是主动安排/规划事情。
- 误区三:事情完成就可以,不需要总结。
不少人,为了防止自己掉进这些误区,会通过时间管理类的软件来监督自己,完善自我管理计划,但市场上的软件五花八门,我们该如何借助软件来更好地进行时间管理呢?
今天,我就借助最近比较热门的「飞项」给大家演示一下吧~
1.先学会明确目标,逐步拆解,后创建各项任务事项,理清脉络。
我们在学会时间管理之前,更重要的是要明确自己的目标,因为时间管理的本质,是在制定目标的前提下,通过管理自身时间的效率和质量,来达成习惯的重塑。
我每天的最主要工作就是输出不同的稿件,但领导总会不定时的给我安排其他的任务,不仅打乱我原有的工作安排,还让我一整天的时间都浪费在无效对接上,导致我的时间几乎是散乱的,效率极低。
所以,我需要针对不同的工作进行区分,以便于个人更好的统筹时间,开展各项工作计划。同时,为了避免我因繁杂琐碎的工作而遗忘部分工作,我会在 飞项创建各个专属任务事项 , 根据自己的时间选择事项开始或者结束的时间,并开启每日或者工作日循序和时间提醒 ,这样,我每天需要做的事情都一目了然,到点还能接收提醒,再也不会因为工作繁杂而漏掉某项任务,被迫加班了。
在开展工作的过程中,我们还可以邀请自己的同事成为 事项协作人( 即使对方没有使用飞项,也可以通过微信直接邀请) , 共同参与到工作中来, 帮助个人以及团队建立起更加规范化的项目工作流,减少因为沟通不及时而造成工作停滞的情况,让彼此都能够节省时间。
另外,当我们在微信端绑定了 飞项小姐姐 以后, 只需在微信端给飞项小姐姐发送/转发文本,即可快速创建事件, 它还会根据我们创建/参与的事项或会议的时间, 到点推送执行提醒信息 ,十分便捷。
2.学会主动地去制定计划,合理有序地安排各项工作。
据我观察,在职场工作中,许多人常常会因为缺乏条理,分不清工作的轻重缓急,不能合理分配时间而影响工作效率,导致工作无法及时完成,最后只能被动地“996”。
因此,学会合理地分配时间,将工作划分为不同的优先级,是作为一名合格职场人必备的能力。
美国管理学家科维提出过一个”四象限时间管理法则“:我们可以将每天的工作,按照“重要”与“紧急”两个不同程度的性质进行划分,基本上可以划分为四个象限。
- 重要且紧急
- 重要但不紧急
- 紧急但不重要
- 不重要且不紧急
根据“四象限法则”,我们可以快速分清工作的轻重缓急:重要且紧急的事情马上做、重要但不紧急的事情持续做、紧急但不重要的事情图推迟做、不紧急且不重要的事情,少做或者不做。
因此,我们在创建任务事项的时候, 可以为每个事项打上专属标签 , 便于我们将手上的工作进行分类细化,以此保证我们在不受外界干扰的情,按时按需的开展各项计划。
真正高效的人,会将时间进行合理地分配,并优先去解决重要且紧急的事情。另外,我们可以在飞项的日程功能中, 查看和制定今日,本周,甚至未来一个月的安排及规划,做好个人统筹,将事情进行优先级排序,制定合理的计划。让我们能够并按照正常的,正确的步骤去完成各个任务事项,利用有限的时间,处理更多地事情。
3.学会总结复盘,让经验成为提高效率的利器。
针对每天的工作,我们可以在属于该工作安排的事项中, 进行笔记记录和事项总结。 除了提供创建专属“事项总结”外,飞项还支持在总结时上传图片和文件,方便我们后续安排新工作时,对以往的数据或内容进行回顾, 这样不仅能够方便我们存储笔记总结和数据,还能节省因为四处查找而浪费的时间,提高效率。
与此同时,飞项推出的“早计划,晚总结”功能,在监督个人工作任务事项完成率的同时,还能够让我们及时总结经验,发现个人在完成工作事项时存在的不足,并及时更改,以确保我们的时间被正确利用。
四、说在最后
飞项,作为最近比较热门的时间管理软件,不仅能够帮我避免因失误预估时间而打乱个人工作节奏,导致效率一降再降的情况,还能在一定程度上保证了我的时间与重要目标的一致性。
但在产品使用过程中,我个人觉得飞项有几个美中不足的地方,希望在未来能够有所改进:
1、日程视图里的月视图展示不全面,需要自己手动滑动选择。
2、事项总结不支持本地化下载,无法导出形成一个大的总结文档。
3、功能点较多,要想形成高效的工作流,需要花一点点时间去熟悉各个功能。
不过,整个流程体验下来,飞项能让我在完成目标的同时,对个人时间管理进行配置优化,建立起一个让自己的努力结果可视化的体系。
总而言之,单纯的忙碌不等于效率高、时间管理能力好。只有明确目标,探寻出具体地实现路径,才能以最有效的方式达成目的,管理时间,提升效率。