职场上,不管是会议、汇报工作,还是和客户、同事沟通工作,表达都是必备技能,好的表达能力是我们的加分利器。
你是否遇到过这样的问题?说话经常被人打断,或者说了半天对方却听不能理解。为什么会出现上面提到的情况?工作中,很多人说话没条理,沟通交流效率低,都是因为没有养成良好的结构化表达习惯所导致的。
如何表达能够更好的被别人理解,学会结构化表达,就是按照一定的框架,表达的次数多了,养成习惯,就会越来越流畅了。
什么是结构化表达?就是先说结论、再说整理归纳后理由、最后摆事实。
比如我们在向领导汇报工作的时候,先说结论,然后你要分几个方面阐述你的原因,再说调整方案,以及方案会得到什么样的结果?需要领导提供怎样的帮助,或者完成任务的时间。
结构化表达不仅有利于我们清晰地表达自己的想法,同时也有利于双方记忆和思考,从而高效地达到沟通的目的。
1、结构化的表达有利于参与者更好的了解
比如在项目管理中我们要制定项目计划,如果只是一个很凌乱的计划,就不容易被我们理解,但是如果通过结构化思维通过归纳分类,比如在甘特图中对项目目标进行拆分,把各种信息模块化,然后清晰地联系在一起,通过甘特图的可视化、形象化,项目参与者就能直观的了解项目的情况。
2、结构化的思考有利于快速理清思路
结构化有利于我们对信息进行整理,分类和归纳,通过这种方式我们能很快地找到解决问题的方法,比如项目经理使用甘特图制定项目计划,可以将项目拆分为几个阶段,再对每个阶段的任务进行拆解,作为我们分析问题的框架,能缩短我们思考判断的时间。