采购订单管理——中小企业采购容易忽视的环节

在发展初期,大多数中小企业在采购时通常都不使用采购订单,而倾向于口头约定的非正式流程,依赖于与供应商之间的不成文规定。采购订单管理成为中小企业采购管理中容易忽视的关键环节,但是,采购订单管理远比你想象的还重要。

一、 采购订单的重要性

随着业务规模和复杂性的增长,使用采购订单对中小企业非常重要。正式的采购订单能够使订单执行与跟踪更容易,有效确保与供应商之间进行清晰的沟通,同时可以有效避免审计问题。

当采购双方在付款,质量标准、产品性能等方面产生不一致意见的时候,会发生争执,这时采购订单可以为采购方提供合理的依据及合同上的法律保护。

所以,对于生存压力大,资金紧缺的中小企业来说,采购订单是确保花费在预算之内的重要工具。如果没有采购订单,费用的跟踪会更加困难,且容易出现错误,验收交付报告也会成为一场噩梦。

二、 采购订单的重要元素

正式的采购订单能够确保采购的商品从订货,列入预算、付款到交付整个流程顺利执行。只有明确采购订单中的元素,才能有效保证采购方的合法权益与利益。以下是采购订单的重要元素:

● 商品或服务制造企业的名称——确保双方确切知道每次采购都有谁参与,明确责任方;

● 采购订单编号——让人更容易掌握采购的情况,包括发票、付款及交付日期等等,并将错误付款的风险降到最低;

● 采购订单日期——正式记录下订单和交货的日期,以及时做好验收货的准备工作;

● 交付和发票地址——确保所有的信函和货物都送对地方,没有延迟交货或付款;

● 商品或服务的描述和数量——需要包含技术参数,确保没有重复采购或错误采购;

● 采购价格——记录税金和总价,跟踪供应商的定价历史,看看是否有必要为新合同重新协商或者货比三家,不给涨价留下任何回旋余地;

● 支付信息——让采购员知道具体的收款方、支付账户和日期等,避免过程中出现任何延误和错误。

三、采购订单与发票的区别

提到采购订单和发票,可能有人会有疑问:采购订单和发票是一样的吗?两者有什么区别?实际上,两者是不同的。

采购订单是由采购方根据产品的采购计划和实际能力,所制定的切实可行的采购订单计划,并下达至供应商执行,确保及时收到订购货物。而发票是由申请付款的供应商开具,是所欠款项、到期日期和任何可用折扣(如提前付款)的结算单。

四、 中小企业如何管理采购订单

不同于使用采购订单系统的大型企业,大多数中小型企业使用电子表格来管理采购订单,但这种人工处理采购订单的方式,难以准确和及时地监控开支,做到量入为出,容易发生亏损。对于处于成长期及上升期的中小企业来说,这种管理方式不利于企业发展,不仅效率低、成本控制难,而且还会面临财务风险。所以,一款好用的中小企业采购管理软件至关重要,通过采购管理软件能够实现采购订单智能化、自动化管理。

中小企业可通过8Manage SPM采购管理软件来简化采购流程,通过全方位的采购订单执行管理,完成采购订单的生成、审批、价格、发货、发票及付款。8Manage 支持以下方面的采购订单管理:

● 独立创建和编辑采购订单,由采购计划直接生成采购订单,也可以直接从框架合约中添加采购订单;

● 按需设置采购订单的审批流程,快速审核系统内生成的所有采购订单,无论其状态如何;

● 可通过供应商自助平台或电子邮件自动发送给供应商,供应商可在线接收和审批采购订单;

● 可设置采购价格与基准价的差异提醒,采购成本超支自动预警;

● 可按需设置发货计划,支持分批发货,自动在已审批的采购订单页面生成采购发票并发送给采购负责人;

● 轻松生成再订购报告和需求预测,准确获悉何时需要重新订货;

● 可按需设置付款安排,支持分期付款,也支持根据付款安排和收货单生成销售单并依此进行付款。

● 通过概览页面,企业可以轻松创建、审查和更新所有未完成的采购订单,并将库存水平和预先加载的供应商信息全部放在一个地方。价格也会根据需要自动调整,匹配不同的采购数量。

8Manage通过现代化的采购方式,让采购订单的创建和管理变得简单且容易监控与跟踪。除了订单管理,8Manageﻪ ﻪSPM提供采购全过程管理(采购计划/申请/审批/定价/发货/付款等),更支持供应商全生命周期管理、在线电子招投标、产品信息管理等功能,与实际业务互连,进行精准绩效评估,对企业采购执行过程进行科学管控,帮助企业实现透明、公开及高效的采购,使采购效益最大化提升。

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