中小企业该如何改善招标采购流程

随着 经济 全球化,中小企业竞争范围更加宽阔,并逐渐演变为供应链之间的竞争。招标采购作为供应链的基础环节,对其他环节起着至关重要的作用。作为企业经营活动的起点,招标采购保证着生产、服务等其他活动的正常运行。因此,改善招标采购流程,从源头降低成本、提高效率以适应瞬息万变的市场对中小企业十分必要。

中小企业可以使用以下简单的策略来改善他们的招标采购流程:

1、提高支出透明度

提高招采流程的透明度对于企业发挥潜在的节约能力和实现卓越的运营至关重要。不过,这需要正确落实招采规定。公司必须记录完整的招采流程,识别潜在的供应商,以便在每次招采过程中制定尽可能好的条款。

2、与供应商建立友好关系

管理潜在供应商,与他们建立友好关系,对于招采专业服务和执行保养维修的机构来说至关重要。这有助于企业改进寻源到合同的过程,有助于企业通过KPI设定来监控供应商的表现,还有助于企业创建双赢战略。

3、实施六西格玛法

采用六西格玛法能够帮助消费电子行业的公司达到质量期望并改善内部运作。六西格玛法是企业开发具有较短产品生命周期的新产品的有效方法。它大大降低了缺陷改进方面的支出,提高了客户满意度。

一些企业管理工具可以帮助中小企业简单有效地执行这些策略,比如8Manage SPM招采系统,它能实现交易采购活动的自动化,以期让中小企业在效率、合规性和节约成本等方面达到更高的水平,具体表现如下:

1、招标采购流程透明化

8Manage SPM招采系统提供公平、公正、公开的采购生命周期全方位管理。供应商可登录供应商外联网自行维护自己的产品信息,及时更新产品价格。系统将根据设定的规则自动抽取合格供应商的最优价为产品基准价,按部门、采购员和供应商统计积累采购价与基准价的偏差,从而选择性价比最高的产品。

另外,针对较大规模的采购,8Manage SPM相应提供一个有效率、有原则、易监督的在线电子招投标平台,支撑从供应商注册企业信息到采购小组成员审核供应商资格及结果通知的全过程管理。

在系统内,采购人员与仓管人员之间的信息是透明共享的,采购人员可及时了解采购需求、库存等情况,仓管人员也可线上追踪采购合同的执行情况。双方形成一个相互监督、相互沟通的体制,利于降低整体的采购成本,促进采购效率。

2、采购流程内嵌开支智能分析

8Manage SPM支持管理整个企业的开支,系统可汇总和分类整个组织架构的开支费用,帮助企业更好地降低成本,提高运营绩效,并确保所有开支严格合规。

8Manage是一个系统一个设计的系统架构,为企业业务与运营提供了强大的数据分类和实时互连互通机制,用户无需耗时费力做数据采集和清理的工作,所有数据输入即自动按照分类记录,一步到位。

系统可以为用户准确地回答以下关于开支管理的问题:

●企业的开支都有哪些?

●每笔费用都是哪个员工支出的?

●每笔开支是否有经过审批或者承诺?

8Manage SPM 提供实时的开支报表帮助用户清晰地了解:

●哪些部门负责采购

●采购哪些具体物料

●每个物料的具体价格

3、供应商动态优化

8Manage SPM招采购系统支持对供应商的静态信息及动态信息进行360°全面的管理。包括供应商的基本信息、供应商资格、供应商等级、供应商表现及关系、法律信息、财务信息等静态信息的管理。

同样的,与供应商过往的沟通信息也可追踪到。对于采购人员而言,一来可以清晰地看到自己跟供应商的沟通记录,如与供应商的首次商务洽谈、供应商承诺什么时候出货等内容。二来若公司采购人员发生调动或离职,作为新接任的采购人员,可以一目了然地看到之前与这名供应商的沟通往来,而不会因为人员接替影响到跟供应商的正常接洽。

对于采购经理而言,沟通信息也可看做衡量采购人员的工作量或工作情况的平台。若发现与供应商沟通甚少,可督促相关采购人员跟供应商进行进一步的沟通,挑选优质供应商,淘汰劣质供应商。

在以上策略有效开展的基础上,将招采系统的应用纳入持续的采购流程中,根据供应市场的变化不断改进评估标准,让采购工作变得省心省力。

持续改进采购流程、改善采购质量、降低采购成本,将有利于中小企业建立强大的成本控制能力,在市场竞争中更添胜算。