数电票如何管理 合思解读数电票新政，揭秘企业应对思路！

数电票，即全面数字化的电子发票，截至目前数电票全国试点的省、市、自治区已达26个。作为金税四期中的重要组成部分，数电票与不久前公布的电子凭证会计数据标准，引起行业广泛关注。而有关数电票及电子凭证管理、报销、入账、存档等问题也一度成为热议话题。

6月15日，合思直播间邀请合思BI产品负责人、CMA、前用友集团管理会计专家巨本省，合思产品总监葛秋莎，共同带来《数电票新政解读与企业应对思路》主题分享，分析了数电票试点与电子凭证会计数据标准等对企业经营管理带来的多重挑战，分享了从收票、管理、报销、入账、归档到BI分析的最佳实践路径，并回答了有关数电票的热点问题。

以下为直播分享实录（已精简）：

数电票是电子会计凭证的一种，除此之外还有机票、火车票、银行回单等。衍生来看，未来的电子合同等非税凭证都将属于电子会计凭证，而这些电子化的凭证也都将纳入到整体的数字化建设中。以一次出差为例，机票、火车票等票据，在开票、数票、寄票等各个环节的处理成本居高不下，进而也会影响整体业务的推进效率。因此，推动行程单和火车票电子化备受人们关注。电子行程单在技术方面并没有很高的门槛，而推广电子行程单背后的意义更为重要，它关乎着整个国家的税务体系建设。

01

数电票试点加速，非税票纳入监管

当前，金税四期要实现从“以票管税”向“以数治税”的精准监管转变，数电票与其他电子会计凭证是数据的关键来源。下图所示是数电票试点的推进进程，到2023年这一试点推广明显提速。

金税四期原计划到2025基本实现全领域、全环节、全要素的发票电子化，但是按照现在的推进速度和趋势，到2024年预计可以实现全面铺开。

近日，财政部等多部委联合公布了9类电子凭证会计数据标准：增值税电子发票（含增值税电子普通发票和增值税电子专用发票）、全面数字化的电子发票、电子发票（铁路电子客票）、电子发票（航空运输电子客票行程单）、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单。

值得注意的是，此次电子凭证会计数据标准将非税票据纳入其中。其实，金税四期是在金税三期基础上纳入了对“非税”业务的监管，比如残保金、高速公路票据、工会经费等。非税业务、全票种覆盖、银行回单覆盖等共同作用实现了“对业务更全面监控”。而各部委、人民银行以及 商业 银行等参与机构之间信息共享和通道核查，可实现企业相关人员 手机 号码、企业纳税状态、企业登记注册信息核查三大功能，这使得现代化税收征管系统进一步增强。简言之，未来的企业财务数据将更加透明、监控更加全面，同时，税务稽查也会更严格、更精准。

02

解放重复工作，财务数字化势在必行

2021年初，数电票首次亮相，作为敏捷的财务收支管理平台，合思自同年起就深入参与数家大型集团企业、科研机构的试点工作，并助力企业成功完成了收票试点；同时，合思与地方政府紧密合作，与多家标杆客户企业共创试点方案。

在方案共创过程中，合思总结实践经验、找到实践与政策理论之间的差距，并与解决方案一并上报相关机构，部分意见和建议被充分吸收和接纳。具体总结如下：

1、 参与制定发票管理数据归集规则

数电票的新数据规范中不仅包括发票本身的信息，也包括发票的管理信息，例如其关联的合同、银行凭证等。企业的管理模式不一，有的业务类型较多，有的业务环节复杂，要求所有企业采取一致性的流程显然是不现实的。但是，如果完全放弃中间过程的管控，又将与监管的目的背道而驰。那么，在哪些必要环节传递哪些必要数据，将成为数电票政策亟待明确的关键问题。

2、 推动电子会计凭证归档单轨单套制落地

大多数改革需要逐步落地，目前纸电混合并行的档案管理模式可能会持续若干年，但档案管理方式演化的终点必然是“单轨制+单套制”。因此，合思预判将从现在的“双轨制+双套制”先过渡至“双轨制+单套制”，而“单轨制+单套制”是合思一直坚信的未来演进方向。

3、 销项票的处理流程

目前，政策中仅明确了进项票如何记账与归档，但对于数电票的销项票如何操作尚未给出指导规范。针对这一部分，合思将与官方的专家领导和行业内专家共创，提出建设性意见。

4、 个人电子凭证账户的建立与应用

电子发票推出以来，在开票企业开具发票时，接收端企业的税务账户会立即收到这张电子发票。但是，对于收票企业而言，系统内存在大量没有与业务关联的发票，不仅不会帮助企业更好地管理发票，反而增加了大量非必要的工作量。而建立个人电子凭证账户，使之与企业、开票过程进行关联，将轻松解决这一问题，数电票将驱动企业财务管理能力进一步提升。

5、 推动国税向纳税人全面开放电子凭证相关接口

除了规模足够大且经过复杂、缓慢流程申领拿到接口直连权限的企业，大部分企业仍需通过第三方平台提供的爬虫爬取方案、获取信息，这种方式安全性不高、风险大、性能不稳定。一旦全面电子化，潜藏的涉税风险与对效率的负面影响会被无限放大，成为阻碍变革的重要因素。因此，推动国税向纳税人全面开放电子凭证相关接口是接下来改革的关键部分。

03

数电票优势明显，三大变化应关注

与传统的纸质发票、电子发票相比，数电票的优势明显：

领票流程更简化。 纳税人不再需要预先领取专用的税控设备，通过“赋码制”取消特定发票号段申领；通过“授信制”自动为纳税人赋予开票总额，实现开票“零前置”。新办纳税人都可“开业即可开票”，非常人性化。

开票更便捷。 纳税人当前仍需登录多个平台才能完成发票的开具、交付、查验、用途勾选等全部流程，未来可直接在电子发票服务平台完成全部操作；同时数电票也将不再受发票张数限制，在开票总额度的控制下按需开具，开票时才扣减额度。

多种文件格式供不同场景使用。 想快速查阅内容可选用PDF和OFD格式的文件，存储环节想节省空间可使用XML格式的文件，文件的各种格式可通过工具包进行自由切换，大大提升使用的便利性。

尽管数电票为纳税人带来了切实的便利，但是企业在发票管理、报销、入账、归档、存储等环节迎来了新挑战，具体变化如下：

1 、发票管理形式的变化

短期内，数电票、电票、纸票将并行，企业需具备处理发票并行的能力。同时，发票的后续处理流程也需要梳理清晰。

2 、报销入账流程的变化

当前，企业的业财融合建设迫在眉睫，而业务流程重塑更为迫切。数电票背后承载的信息不只是简单的发票信息，还包括了大量的管理信息，诸如业务信息、付款情况等。如果业务流程不够简洁高效，就会依赖业务或者财务人员手动维护，既不 经济 也不效率，甚至会造成合规风险。

3 、发票电子存档的变化

“财会6号文”中明确规定了符合档案管理要求的电子会计档案必须保存电子原文件，可不再另以纸质形式保存。这意味着数电票、电子会计凭证等长期保管的可用性、长期性、安全性、合规性会面临新的挑战。

04

数电票收票端流程， “ 四流合一 ” 更合规

结合上述政策指导文件与共创方案的经验，合思将整体业务流程梳理如下：

在收票环节，如果收到纸质发票，处理流程应与原先的管理流程保持一致，有序完成寄收、复核、装订、归档等；如果收到传统电子发票，可通过系统在线收票或者通过OCR识别提取到票面信息；如果收到数电票，可直接在线收票并提取票面信息。而后续的业务流程不会发生较大变化。

●在线接收数电票和电票后，系统内完成验真查重，防止收到错票、假票和重复票等；

●已确认发票汇入发票池，相关发票推送至报销报账流程，同步归集业务数据；

●报销流程结束后，发起付款结算，支付完成后收到电子银行回单，并同步归集；

●同步至核算系统，入账、制证，最后导入电子会计档案系统进行归集、存储。

在这一过程中，发票、业务，银行回单、凭证等数据信息实现“四流合一”，通过合思BI分析系统可视化、多维度地对企业数据资产进行沉淀和呈现，为企业经营策略调整提供数据支撑。

05

企业最关心的三个问题，这里有答案

Q1

XBRL 、 XML 、 OFD 、 PDF 各种文件是什么关系？

开具的XML文件是数电票的载体，而数电票本质是一串字符。值得特殊说明的是，之前的PDF格式电子发票试点最终会被XML格式的数电票取代。就文件储存空间而言，一个PDF格式文件约200kb，但承载同样信息的XML文件只有2kb，即存储同样的信息内容，XML文件只要PDF文件的1%的资源成本。我国的发票与电子会计凭证的数据量巨大，99%的资源节省将是PDF格式文件被替代的重要因素之一。

XBRL是特定数据结构的XML文件，是用来记录电子凭证间关系。我们看到的XBRL文件，其文件后缀是XML。需要强调的是，XBRL结构的XML文件并不是数电票。在十四五规划中，财政局要求审计数字化、信息化，再到数字化转型，其核心目标是审计对象的本质发生了改变，即从纸质到电子。要实现审计数字化，一定要先完成财务档案证据链的数字化。对于数字化的封装，XML的细分格式——XBRL更利于解析 ，更便于封装和加签。因此，XBRL格式被率先推到这次试点上。XBRL文件可以抽象成纸票时代的曲别针，存档前，财务人员会将对应的单据、发票用曲别针固定在一起；而数电票时代，XBRL文件就是那个曲别针，把相关信息打包串联在一起。

而数电票时代的OFD和PDF文件，是为了让抽象的XML文件被人们看懂而存在的衍生品，其本质仍然是数据。因此，我们可以总结：XML文件是数电票的本体；XBRL文件是国际化通用的电子曲别针；PDF和OFD是XML的可视化附件。

Q2

新的收票流程是什么样的？

以一个典型的报销场景为例，员工请客户吃饭，餐厅需开具一张数电票。在开具瞬间，员工所在企业账户会多一张发票，但这张发票缺乏相应的信息，以至于财务并不知道这一宴请行为是否合规，更无法进行下一步财务处理。

事实上，在开具发票的同时，员工可以通过邮箱、支付宝或者 微信 卡包等应用，获得一张PDF、OFD或者XML文件，再将这一文件上传到报销系统进行报销报账操作。系统会先判定文件的格式，如果是PDF或者OFD格式，会通过工具包自动转成XML；如果是XML文件，则无需此项操作。如果员工上传了不同格式的同一发票，会在查重验真环节被拦截；如果是发送到邮箱，大部分报销软件也会支持从企业邮箱中自动读取数电票并自动上传系统，员工仅需填写对应的报销单据即可。

提交报销后，财务人员的操作流程几乎与之前保持一致。在系统支撑下，省去了电票再打印的无意义工作，直接发起付款、记账、归档即可。由于不再打印，电子凭证原件储存显得尤为重要，而XBRL文件会在系统内自动生成，后续也会传到电子会计档案系统自动归档。

通过上述流程可得知，数电票政策下，企业只要使用适配了政策的系统，员工和财务可以做到无感。

Q3

XML 文件如何存档？如何合规？

随着无纸化政策趋于明朗，“财会6号文”中明确指出必须存储电子原文件。从企业合规角度看，使用电子会计凭证归档需要满足以下四个要求：

第一，电子会计凭证需查验其合法性与真实性， 通过登录税务局网站校验，或利用市面上成熟的工具、服务完成校验。

第二，电子会计凭证的传输、存储需安全可靠 ，对电子会计凭证的任何篡改能及时被发现。

第三，会计核算系统能够准确、完整、有效地接收和读取电子会计凭证及其元数据， 能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定的格式输出电子会计凭证及其元数据；设定经办、审核、审批等必要的审签程序，能够有效防止电子会计凭证重复入账的风险。

第四，电子会计凭证的归档及管理应符合《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局第 79 号令）等要求 。事实上，第二和第三点是确保证据链的完整性，是合规归档的重要前提。即原始的申请单据，需要匹配对应的时间、内容，产生的消费和消费记录，支付记录等信息保持一致。随后，系统再生成相应的记账凭证，最后完成存储和归档。

综上，金税四期下，以数治税、数电票取代纸票和传统电票的趋势确定无疑。如果说纸票是斧头，数电票是电锯，把企业生产比作砍树，那么电锯毋庸置疑是砍树效率最高的工具。因此，企业在面临生产工具的升级换代时，管理方法与手段也需要同步更新升级。对于企业而言，这是挑战，也是机遇。只有通过全面数字化转型升级的企业，才有可能在未来筑起更高的竞争壁垒。