电商新零售企业财务数字化如何切入？合思·易快报提供一体化解决方案

一件商品畅销与否,主要取决于“人、货、场”三要素的共振结果。近年来受疫情影响,线下消费场景受阻,线上实物消费成为主流,“人”和“货”未发生明显变化,但“场”却发生极具变化。根据 互联网 采集入库平台数据显示,2022年10月,网上实物零售总额为12132亿元,累计增长率为7.2%。尽管线上实物零售总额总体保持增长势头,但是市场整体饱和,进入承压阶段。

增速承压背后,折射出疫情让人们收入水平与消费能力受限,这预示着电商行业已进入成熟期,增量空间越来越小。因此,腰部企业不再一味寻求高速增长,转而追求在饱和市场里保持标杆地位。对于电商新零售行业而言,企业收入确认模式具有特殊性,它的财务分析不只分析“财务数据”,更多需求是分析“业务数据”,为业务增长与内部策略提供决策支持。

为推进财务数字化进程,实现业财一体化融合,2022年4月合思·易快报与栢特薇(深圳)化妆品有限公司(以下简称“栢特薇”)展开深度合作,在电商新零售行业的财务数字化难题上,打造了垂直范本。

01

多家独立系统并行,数据穿透成为难题

很多人了解栢特薇,是从蜜丝婷开始的。蜜丝婷成立于1988年,是百特威(泰国)有限公司旗下化妆品品牌,而栢特薇是蜜丝婷产品在中国区独家代理商,全面负责蜜丝婷的生产和销售。根据天猫榜单数据显示,蜜丝婷曾获得进口防晒类目No.1和天猫国际TMG奖,同时也获得2022年ELLE 泰国美妆奖——“最佳连锁美容护理品牌奖”,在这背后,栢特薇做了长期而大量的深耕。

作为一家典型的电商新零售企业,栢特薇的业务模式集中在借助各类线上线下渠道、推出各式各样 营销 活动、与垂直网络红人合作等多维度广泛触达目标用户,从公域流量池引流拉新至私域池,并通过持续内容和活动输出进行营销裂变、增加复购。为了更好地支撑线上线下业务发展,此前栢特薇在供应链、销售系统、OA审批、财务核算等方面采用了通天晓、钉钉、金蝶等多家独立系统管理,但数据穿透是难题。

在栢特薇信息总江文涛看来,“此前,我们的信息化系统主要是单个部门运用,极少有跨部门融合与集成,使用价值具体反映在部门工作效率提高层面;进入数字化阶段,则需在公司全部工作流程中开展数字化连通,破除部门间壁垒、数据信息壁垒,完成跨部门系统互通、数据信息互联,实现全程连通的数据融合,从而实现为业务赋能,为管理决策提供支撑。”他坦言,“随着大数据、人工智能、物联网等新一代信息化、数字化技术发展,用户和市场对产品服务的需求发生了巨大变化,企业更需要数字化来重新定义原有的业务流程、经营管理模式、研发生产标准等,以提高 商业 创新能力。”

江文涛

栢特薇信息总

02

营销活动管控难,亟待精细化管理

随着新技术、新业态不断冲击,“人、货、场”三要素也在悄然转变。但不论如何变化,以用户为核心的商业销售模式始终没有改变;作为电商平台,如何做好用户运营,搭建用户成长体系,构建维护好用户生命周期价值是所有电商平台的重中之重。网红 经济 之所以崛起,正是因为他们以用户为核心、以内容为营销抓手,将用户留在自己的私域池,培育并转化。

栢特薇积极拓展与不同平台、网红达人合作,推出各式各样的营销活动,2022年线上整体营收相较2021年增速超80%,但基于电商新零售业务特性,其核心成本支出集中以下三个部分:

●引流拉新的公域渠道营销费,例如抖音小红书等站外投放、红人合作等;

●线索转化中涉及的打折、优惠券相关(一般为虚拟成本,直接从毛利中扣掉,部分大公司优惠券是需要走业务流申请,而后折算到项目组做成本管理);

●各类营销活动所需的实物物料费、产品包材耗材等;

“除此之外,我们还要背负网红机构的差旅费用,以及其他对私支付款项。”栢特薇业务BP孙栋海表示,“与网红机构的预付款项目比较多,其中95%预付给各类营销活动。但由于机构数量巨大,需要付出更多时间用于发票追回、核销以及效果跟踪。因此,栢特薇亟需引入数字化财务管理系统,对各类营销活动费用支出、预算执行、ROI测算等进行精细化掌控。”

孙栋海

栢特薇业务BP

02

逐一击破痛点,活动ROI测算不再是难题

在合思的电商新零售行业化解决方案加持下,栢特薇的上述痛点一一被击破。这一解决方案专门针对电商新零售行业财务数字化难题,通过贯穿活动立项、费用申请、核销报销、数据分析全流程,将财务数据与业务数据结合,让企业每一笔费用都有据可循。

亮点一:活动立项管理,项目预算执行进度、付款金额实时更新

搭建「产品项目台账」,管理该年度内各产品预算金额、活动计划金额、合同金额、付款金额,数据实时更新并执行比例自动计算;系统内可提供「产品项目审批单」,当业务部门有立项需求时,提交单据经由财务审批通过后即可自动写入台账内相应产品信息。

亮点二:管理各类营销活动,如日常活动、短视频种草、直播合作等

搭建「活动计划台账」,可管理各类型营销活动,实现活动与产品智能关联。记录活动合作红人、所属级别、合作店铺、关联产品等信息并与产品台账互相穿透;系统内还提供「活动计划审批单」,业务部门提交信息后,台账内可自动写入该活动计划信息。

提单时业务部门提供效果数据,系统可依据公式测算预计ROI、预计CVR等。申请前进行活动效果预期管理。

若通过系统集成将收入数据导入,则可在台账内实现收入与花费的对比,实时显示活动ROI。

将各平台信息、不同级别活动信息、红人信息预置在系统内,业务提单时可自动带出,高效管理。

亮点三:营销活动合同管理,框架&非框架合同均可高效管理

「活动合同台账」,进行合同信息、合同状态管理,可一键查看未归档/未盖章合同;随时了解合同当前付款、开票进度。

亮点四:深耕电商行业,一切场景都可拓

除了上述场景外,针对其他电商行业可能出现的场景需求,合思·易快报也提供了深度匹配的解决方案,按照企业业务开展的实际场景提供可自定义方案模板。

●渠道营销费管理:管理各个产品在不同推广渠道如微博、小红书、抖音、淘宝等的预算总额、已花费总额及执行进度,超额可预警。

●虚拟成本管理:管理优惠券卡券等虚拟权益的兑换、使用情况、规范虚拟权益等使用规则,通过流程管控降低成本;同时,导入相关数据可监测不同折扣对促进客户消费的转化情况。

●直播收入管理:管理每场直播的预算总额、预算执行进度;收入数据登记后可智能监测直播转化率。

同时,上述方案内的字段都可以按照企业需求进行自定义调整,合思·易快报提供灵活的自定义能力,收入类数据也可通过系统集成写入台账内。

孙栋海表示,“相较于传统企业的预算先行,电商行业做预算非常困难。电商行业需要将大预算包拆解到一个一个小预算计划内,同时要预留出一定弹性空间,确保预算不超标。此外,需要跟进小预算与实际达成效果,动态调整下一个活动周期的活动‘打法’,包括评估网红的产出效果、产品推广效果等。引入合思·易快报的电商新零售行业解决方案后,栢特薇通过对财务数据分析与财务管理深度挖掘,不仅为业务应对与调整策略提供有力支撑,而且还可以分析各个事业部的盈利能力、成本控制能力等,实现企业预算控制与降本增效目标。”

03

“数字费控+商城”一体化,实现全流程费控

在引入数字费控+商城解决方案前,栢特薇在业务端审批报销、员工差旅预算控制等方面也遇到管理难题。一方面,公司业务人员100+人,再加上网红机构人员的差旅需求,员工每月需要承担大量且高额的个人垫付;采用钉钉审批时,整体流程卡点不清晰,一旦出现退单,整个审批流程会永久消失,不利于信息溯源。另一方面,财务人员需要投入大量时间用于核对单据和发票真伪、核验各部门费用是否超标、手工核对补助标准等等。

为了进一步释放员工、财务等报销压力,缩短员工报销周期,栢特薇财务部门引入合思·易快报的“ 数字费控+商城”一体化解决方案, 实现全链路数字化闭环,不仅可以让员工实现因公消费无需垫资、无需开票、无需提单,让财务压力极致释放,数据流程安全合规,而且企业打破了数据孤岛,实现事前、事中、事后全流程费用管控。

重塑组织运转及审批流程: 充分梳理不同部门及组织的运转流程,提前建立多种费用、合同等流程模板,员工可通过 手机 或电脑双端随时随地发起审批,采用OCR识别、批量导入、拍照、手动输入等多种灵活方式上传发票及其他原始凭证,员工可实时查看审批进度,催办对应的审批人员。

费用管控前置、员工无需报销: 业务人员与网红机构发起差旅申请后,可从合思商城下单完成机票、火车票、酒店、餐饮等因公消费事项订购,并通过预先设置不同城市、不同岗位级别等差旅标准进行预算控制,消费超额可自动预警提醒。所有通过合思商城因公消费事项均采用对公支付、开票、结算,员工再也无需担负大额垫资,网红机构的差旅费用管控也更加透明、可控。

系统灵活对接、打破系统间壁垒: 合思·易快报依托自身强大的EAI Pro功能连接金蝶财务核算系统,将各类提报单据一键生成电子凭证,并记账归档。海量发票信息通过系统完成自动校对、电子发票查重、验真等,大幅减轻财务基础工作量。

江文涛表示,“‘数字费控+商城’一体化解决方案最大的贡献是,与公司现有的OA、ERP、销售等业务系统集成,让单据审批进度透明可知,大幅度提升流程监管力度,降低跨部门人工沟通成本,财务出纳审核工作节省了80%,报销周期从原先1个月缩短至1周内。在‘数字费控+商城’一体化解决方案+电商新零售行业化解决方案的双重加持下,我们在财务数字化升级探索出了新的路径,财务不再是孤岛,而是可以和业务结合得更紧密,这一点难能可贵。”