差旅隐性成本怎么控？合思发布2024中国企业差旅管控分析报告

9月7日,合思“挖出企业净利润”2024合思未来财务人大会北京站召开,超百位企事业单位高管、财务专家及行业精英齐聚一堂,共同探讨企业如何挖出更多净利润的方法及策略。大会现场,合思商城高级售前专家付翔分享《挖掘净利润时代,企业如何选型差旅平台》。

付翔认为,差旅费用已成为企业的第二大可控成本,产品缺失和价格回升、国内外消费复杂、管控与体验的平衡等难题困扰当下企业。因此,企业在选型服务商时既要看重用,又要侧重管。合思无需报销解决方案,通过“全场景覆盖、全流程管控、全员参与”助力企业实现价值最大化,既节省显性成本又管控隐性浪费,让企业有限资源更有效。

以下为付翔现场演讲实录(有精简):

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差旅费是第二大可控成本

三大管理难题成拦路虎

当我们看到严峻的宏观 经济 状况时,就不难理解为什么企业如此关注净利润。根据《2024中国企业差旅管控分析报告》显示,在企业现金流支出里,差旅支出占总运营成本10%~40%不等。从行业来看, 金融 服务、生物医药、软件 互联网 、高端制造、连锁零售等为高频差旅支出行业,需要频繁面对面进行会议和客户拜访,差旅费用达到企业运营成本的20%以上。作为企业的第二大可控成本,差旅费用管控不力是预算失控中的一个非常重要的因素。

此前,企业想要进行差旅费用管控,一般是通过事前申请单金额整体管控和事后报销金额管控;而现在,企业在结合此前管控模式后增加了差旅系统并进行消费事中管控,但受制于消费场景覆盖及功能不足的问题,导致管理不彻底、不全面。由此可见,企业想要挖出更多净利润,管好差旅费用迫在眉睫。

合思在调研自身大部分客户及结合行业情况,发现了企业差旅管理正在面临的三大挑战:

•  一是产品的缺失和价格的回升。具体体现在一方面有些供应商只擅长提供机票、酒店,有些供应商只擅长提供机票、火车票,有些供应商只擅长提供用车或用餐,有些供应商只擅长国内业务等,服务能力不全面;另一方面价格的回升主要是受到疫情结束后出差需求的反弹,对企业成本支出带来陡增压力;

•  二是国内对公消费场景复杂且临时性情况较多,难以避免部分消费场景线上无法解决,这部分管控缺少管理工具和手段;

•  三是管控与体验的难以平衡。表面看是员工使用体验,背后是员工利益、消费习惯和企业管理的对抗。因此,现代企业更急切需要的是一个国内及国际都能兼顾的聚合平台、服务商拥有成熟的线上线下解决方案和能通过系统规范流程和执行人性化的制度。

02

既要看重用,又要侧重管

企业在选型服务商时不应以“价格”作为唯一参考,企业选型服务商,既要看重用又要侧重管。这对服务商服务能力要求更为严格,它是否涵盖线上+线下的消费场景、是否有成熟的国际+国内解决方案、是否具备灵活管控和友好体验的在线预订工具。作为敏捷的财务收支管理平台,合思无需报销线上及线下的解决方案完美契合。

在事前阶段,合思可以通过一张申请单进行线上线下消费金额的共同管控;在事中阶段,线上部分合思可以做到同屏比价、订单占预算,并做到灵活的差标设置以满足合规要求,线下消费部分可通过易商卡对消费行为进行记录,同步交易流水,便于企业对账户资金的管理;在事后阶段,线上部分通过对账结算中心做到统一对账、统一开票、批量验票,线下部分还可通过发票采集、自动提报等方式提高报销效率。最后通过统一的报表分析及档案归档实现方案闭环。

为应对企业出海需求,合思在国际线上化方面投入了巨大的资源,丰富国际机票、国际酒店、国际打车等资源,其中国际机票包含全球四大GDS供应商和航司直连,并兼顾多管控维度,国际酒店有全球200万+的酒店资源,支持多维度管控及托管,国际打车覆盖73个国家,与全球各大知名打车平台深度合作;对于国内业务,越来越多的大型客户提出多供应商同屏比价需求,合思商城目前不仅聚合了各大OTA的供应链资源,也聚合了各个产品线的消费场景,其中包含机票、酒店、火车、打车、用餐、企业购等,满足企业多元化、同屏比价等个性化需求。

在精细化管理方面,合思提供多种消费场景事中可控。例如,机票的各维度的管控、酒店的淡旺季差标调整、酒店的下沉到区县的差标设置;打车方面,除了设置多场景多维度的匹配外,还可设置多种风控预警机制。除了灵活的精细化管控,在操作层面,合思产品支持灵活的申请、灵活的规划、灵活的变更、灵活的审批。

由此可见,真正科学、有效的差旅管控解决方案既能节省显性成本,又能管控隐性浪费。

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全场景覆盖、全流程管控、全员参与

当下,企业想挖出更多净利润、实现价值最大化不仅要全场景覆盖,还要全流程管控和全员参与。

全场景覆盖主要通过以下三个方面布局:一是通过聚合能力让企业能够使用到不同产品及供应商的优质资源;二是充分打破大厂竞争壁垒,借助大厂的个人会员体系做有效补充;三是企业选型的终极目标去中间化,不管是机票还是酒店,其资源和议价权都牢牢掌握在航司和酒店集团,只要最大程度打通企业和资源方的建联和合作,就可以最大程度的节省企业的差旅成本,鼓励企业托管自身资源实现利益最大化。

在全流程管控方面,传统差旅服务商预算的概念可能是指申请单预算,但合思的预算结合是和部门或公司预算直接关联,企业能从全盘管控的维度去看待差旅支出;而差旅补助的申请和审核事项,合思可通过申请单一键发起补助,结合补助的复杂程度做到自动和半自动的模式;在入账环节,企业通过合思对账结算中心三步完成:第一步,通过线上方式实现自动对账,包含子对账单的拆分、核对及确认;第二步通过线上方式实现发票关联及申请;第三步可以通过扫描仪的方式实现批量核验发票。合思的全流程管控,帮助企业实现从消费到入账的全程闭环。

在全员参与方面,合思推出了“合力省”“买贵赔”的激励方案,与合思企业客户一起激发全员“省”的意识,并让参与者从中受益。

•  合力省

购买合思任一产品,合思商城即按比例为企业设置奖励红包池,激励员工主动降低商务消费成本,企业无需自掏腰包。

•  买贵赔

杜绝大数据杀熟,甄选产品买贵即赔,让企业的每笔消费花得更放心。

合思无需报销的“消费-入账-归档”解决方案,通过差标管控、协议托管、聚合能力、节省奖励来降低10-20%的差旅成本,通过统一开票、自动对账、自动提报减少财务95%的记账时间,通过统一预定节省全员90%的报销时间,并且100%合规。展望未来,合思将持续探索AI在差旅管理中实践应用,“差旅管理+AI”在智能审批、自动化预定、智能差标、预算自动计算等方面将发挥更大作用,让差旅管理更加智慧。

企业对差旅平台认知有三个跃迁,第一阶段企业会更关注用,是否能用、是否好用作为主要评估标准;第二阶段企业会既看重用,又侧重管,随着平台能力不断的提升和电商不断的发展,在用的基础上对管理提出不断的需求;未来,用得丝滑,管得无形,是企业共同期待的方向,也是合思正在不懈努力的接近的灯塔,希望通过合思无需报销的”消费-入账-归档“解决方案,帮助更多企业科学管控差旅,挖出净利润。

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