连锁经营门店的财务共享如何做 合思提供全链路数字化闭环最佳实践

根据Frost&Sullivan数据，2022年中国休闲零食行业总体零售额约为1.56万亿元，其中线下零售额达1.3万亿元，占比83%。作为快消品市场中的活跃行业，零食的销售模式正在发生快速更迭，贩量连锁店一路“狂飙”。

作为一家十分年轻且拥有超2000家门店的零食连锁企业、合思中西南大区的标杆客户，湖南零食很忙 商业 连锁有限公司（以下简称“零食很忙”）一路创新，以超越传统的姿态，开辟全新零食销售模式，仅4年多时间成长为湖南本土零食连锁行业前列品牌，一年接待消费者超180,000,000人次。

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巡店、督导全国门店，差旅报销量大、痛点多

作为一家专注线下的零食连锁经营企业，零食很忙的直营店、加盟门店主要分布在湖南、湖北、江西、广西等地，总部则采用“线上远程+线下指导”的督导管理模式，对所有加盟店提供连锁经营管理支持，包括选址开店、统一培训、开业指导、门店运营培训等。基于这一管理模式，零食很忙的差旅需求十分旺盛，但由于差旅报销流程繁琐、差旅管控手段落后、多系统数据孤岛等因素，财务部门积极探索财务数字化转型予以应对。

月均数十万差旅费，财务复核压力大

近2000家门店需要巡店、督导，这导致零食很忙的差旅需求十分旺盛，然而员工差旅申请与事后报销不在同一系统，缺乏关联关系。时常出现同一行程分两次报销、出差申请和报销行程不完全一致等情况；资金支付速度要求高、财务科目多，导致财务“复核+做账”作业压力大。

门店多而分散，发票审核与回收难

各门店的报销统一由总部财务负责。经出纳支付后，门店业务员常因繁忙，不能及时回复消息，导致发票回收慢；在发票稽核环节，大量发票由财务统一登录发票校验平台逐张验真，工作量大。同时，系统无法解决电子发票重复报销问题。

私车公用管控弱，公里数难核查

私车公用的场景下，系统无法根据道路交通情况智能变更路线；由于补贴规则单一，无法满足不同业务部门的不同需求，如拓展组的巡店职责是从起点到终点围绕店铺周围开车转圈，系统无法记录识别。难以规避私车公用办私事、虚报公里数等问题。

多系统并行，数据汇集成难题

业务高速发展，企业虽然引入较多信息化系统，如企微、北森、用友NCC等，但是各个系统有自己的数据体系，由于系统间数据缺乏联动，形成了多个独立的“数据孤岛”，给后续的数据分析、财务做账带来巨大挑战。

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坚持“全云化”，让数据更好服务企业决策

在财务数字化的背景下，零食很忙亟须建立起一套规范化、标准化、透明化，涵盖“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能的商旅费控系统，通过科学合理的管控手段降低企业差旅成本。

同时，作为一家高成长的 创业 企业，零食很忙积极拥抱SaaS模式，在门店管理、供应链管理、财务管理、经营管理等多个数字化建设方面坚持“全云化”。基于弹性敏捷、广泛连接、高安全性、高性价比的优势，零食很忙选择与国内领先的全链路L4级无需报销解决方案提供商——合思，合作共建了敏捷的数字化差旅报销平台，实现了业财系统互联互通、差旅报销流程重塑，让费用管理更精细、发票处理更高效、数据利用更充分，充分解放员工、财务，更好地让数据服务于企业决策。

重塑差旅报销流程，支持多账户、多法人独立核算

移动端申请，费用标准前置、差标自动校验；支持添加同行人，超标有提示，申请即合规；报销必须关联申请，OCR智能识别拍照导入发票，自动验真查重；差标控制精细且灵活，如飞机控制舱型、火车票控制座席，住宿可按照地区、职级、金额等因素进行控制；差旅出行可在合思商城订购，月底统一核算，同时，合思商城支持多账户模式的不同法人实体独立核算，大大提高财务人员做账效率。

汽车 台账管理更精细，私车公用更合规

建立车辆台账，实现私车、租车、公车公用费用报销精细化管理。员工提交报销时，可直接关联该辆汽车，查看车辆报销标准，车辆油耗等信息；行程中支持灵活打卡；行程结束后，补贴金额自动计算，并自动添加数据至车辆台账，管理层财务多端可查，数据可追溯。

自动化发票回收，异地单据高效追溯

发票回收统一使用总部提供的带编码的发票袋，提交报销单时店长填写发票袋编码，发票自动与单据关联；财务收到发票后通过扫描仪识别发票袋二维码，自动识别单据，发票复核状态一目了然。

企业存在部分地税发票，合思通过RPA机器人连接湖南地税查验平台，财务无需离开系统二次操作即可完成地税发票的查验工作，结果回写单据。此外，合思提供多种多样的发票校验规则，如发票敏感字识别，保障企业发票安全；异地单据寄收管理，单据审核至寄送节点时，系统向门店发起待寄送提醒，业务员将快递单号填写至系统中，财务收到快递扫描单号，即可实现发票与单据的自动匹配，高效完成异地单据的收单确认。

广泛连接多系统，实现档案同源、数据共享

广泛连接企微，员工可通过企业 微信 单点登录合思，不改变使用习惯，消息待办也可通过企微进行处理；广泛连接北森，组织架构信息及消息提醒同步合思，出差申请单自动同步至北森考勤，人员入离职HR仅需维护1次信息；广泛连接NCC，获取供应商、客户、收款信息等。出纳付款通过银企直连在合思内完成，付款状态回写NCC系统并自动生成凭证。

在合思数字化解决方案加持下，零食很忙总部仅靠7人就完成了全国2000家门店的核算工作，建立财务共享中心，公司相关负责人表示：“在《十四·五规划与2035年远景目标纲要》与建设数字中国等宏观政策指引下，零食很忙将与合思持续合作，以全链路L4级无需报销解决方案为核心，将企业消费场景和费控场景深度融合，实现聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档的全链路数字化闭环，帮助企业的费用管控真正实现由‘事后’控制向‘事前’、‘事中’控制转变，实现更高效率的财务数字化建设。”