百年德企科世达颠覆传统报销，依托分贝通实现差旅支出降本百万

“我认为分贝通最大的价值是它颠覆了国内报销这件事情,这对于员工而言价值非常大,科世达在使用了分贝通后,员工不再需要搜集发票、贴票、包括不需要录入公司的OA流程;第二个价值点是对于财务,使用分贝通后,我们财务也 不需要进行单张的发票审核 ;第三个价值点是赋能企业管理,企业基于分贝通平台, 可获取到更加及时、明细的支出数据 ,这一功能 为企业的费用管控打下良好基础 。从科世达的员工、到财务、到管理层,我们对使用分贝通的满意度都非常之高。”

——科世达财务部部长金敏

科世达亚洲财务中心共计15名财务人员,完成着14家分子公司的总账、应收应付和税务全方位工作,整个科世达亚洲区员工4000多人,销售额年均70亿,财务人员占比0.4%不到。

作为一家拥有百年历史的德国世界500强企业,科世达主要提供 汽车 电器系统、工业电器系统、接插件和检测设备的解决方案,其亚洲总部共设有9家分公司、1个办事处,客户覆盖奔驰、宝马、大众及通用汽车公司等众多一线品牌。

目前,科世达亚洲区公司已全面使用了SAP系统,实现了经营、开发、技术、质量、生产和物流等数据网络的KOSTAL 集团全球化共享。而在财务智能化体系建设方面,科世达也有着丰富的实战经验和创新成果。

01 科世达财务智能化体系

在整个财务智能化体系建设方面,科世达引进了6大AI技术,分别是:OCR(光学字符识别)、DEEP(深度学习)、Voice Recognition(语音识别)、RPA(机器流程自动化)NLP(自然语言处理)、BI( 商业 智能)。

基于各项AI技术引进,科世达从四个方面型搭建财务智能化体系建设。

基于RPA技术的机器流程自动化。 于科世达而言,机器人流程自动化技术的全流程模拟人工做账过程,可通过自动化操作系统,实现将企业全部系统进行串联,将原本几天的工作量在几个小时内准确高效的完成。

基于OCR技术等进行进项发票自动记账。 作为传统制造型企业,科世达亚洲每月的发票量大约2万余张,平均到每位员工每月工作量约2000张。但是,于汽车行业而言,每一张发票背后的销货明细近500多行记账内容,且每一项销货订单对应的供应商都不相同,所以,科世达的一张发票相当于一般意义上的100张发票。基于这样大体量的发票记账,OCR自动扫描技术只需财务人将发票进行扫描即可自动入账,极大提高记账效率,减轻财务工作量。

税务平台增项企业合规、风控能力。 税务平台对于科士达这种有着14家分子公司的集团型企业来讲,其风控尤为重要。传统报税环节只能通过人力进行核验,但风险性依旧存在,而税务平台的搭建,能偶在财务将各项明细内容导入企业税务平台自动识别风险进行预警提示,避免传统税务提交后相关机构核查,极大提高企业风控能力。

基于分贝通企业支出管理平台消灭传统报销模式痛点,创新企业支出管理。 科世达认为,AI技术的应用固然重要,但是对于想要达到传统财务报销模式无法企及的效率程度,企业还需要做一件更为重要的事情,那就是对平台引入、对解决方案的引入。

02 分贝通助力科世达颠覆传统报销

传统报销模式中,科世达要求员工在垫付差旅等费用后员工需要将行程、花费等信息录入OA系统,财务需将员工提供的原始票据与OA系统信息进行核对,然后进行记账等后续工作流程。

然而传统报销流程下,员工的垫资、财务的核票做账、企业的支出管控等各方均存在诸多痛点。为此,科世达牵手分贝通,在自有OA、SAP系统中,将分贝通SaaS平台进行嵌入,从事前、事后两个部分颠覆传统报销模式,将传统报销痛点一一击破。

分贝通企业支出管理平台是一个SaaS的、聚合了企业支出全场景的支出管理平台。目前分贝通平台已聚合链接了滴滴、神州专车、饿了么、美团、京东、苏宁、去哪旅行、华住、深圳航空、闪送等几十家C端平台,覆盖了企业差旅出行全场景支出。于科士达而言,分贝通平台的聚合场景能力是能够为科世达企业差旅、市场支出提供更多选择。

聚合场景下,科世达在支出管控方面能够通过嵌入分贝通平台,将各项差旅、用餐、采购等支出规则,通过在分贝通系统导入设置人员管理、权限管理、预算管理、审批配置、规则配置等内容在事前进行制定,将90%的支出管控内容在事前解决。

当员工发生费用支出时,通过分贝通App、虚拟卡、网银付三种支付方式消费,企业支付、无需垫资。

事后,分贝通将提供详细账单和统一发票,科世达可将符合入账格式的账单直接导入SAP系统,财务人员无需繁琐的贴票、核票、做账等。

基于分贝通企业支出管理平台的支撑,科世达实现了支出全流程管控,在这样的颠覆传统报销模式下,科世达真正提高了财务管理效率。

03 帮助科世达更高效的财务管理

(1)       极大提升员工报销的幸福感,节约60万人工成本。

在分贝通平台接入后,科世达员工可在App上直接订票、订酒店、下单吃饭、叫快递等等,员工无需垫资、贴票、提交OA流程,企业直接支付。基于分贝通支出管理模式,科世达员工每月在报销方面可节省至少半小时用工时间,企业可节约60万元的用工成本。

(2)       极大提升财务人员工作效率,为企业缩减财务用工成本。

在企业直接向供应商支付的模式下,科世达财务人员无需重复的核票、验票、做账,原本每月需2名财务人员完成的工作量,现在仅需0.5个财务人员即可完成,且准确率得到极大提升。

(3)       企业支出事前管控,极大减轻行政人员工作总量。

科世达在未接入分贝通平台前,业务员工出差订购机票等内容需告知相关行政人员进行订购,行政人员需联系符合费用标准的供应商、记录订票信息以及此次差旅服务于哪些项目、对应哪个成本中心等等。科世达每个月行政人员在此部分的工作量极大,而且成本管控并不稳定。在接入分贝通平台后,科世达将企业管控规则进行了事前设置,包括原本行政人员需管控的员工出差需三天之上订购机票且小于7折等事项,基于分贝通平台的嵌入,科世达行政人员在此部分的工作内容全部消失,企业在此处的成本管控也近乎理想状态。

(4)       解决传统报销合规问题。

在发票合规管控问题方面,科世达常常出现员工的报销票据不太符合企业规定的情况,但员工已垫资,企业是否要为员工报销的问题常常成为科世达管控的难点。基于分贝通的将传统事后报销管控转为事前报销管控的创新模式,员工无垫资、无需提交发票报销,为科世达从根源解决了票据管控合规问题。

(5)       明细消费清单,帮助企业财务管理层进行费用管控,辅助企业业务分析决策。

传统报销模式中下,员工当月的差旅等支出很可能在下个月进行报销,因此导致企业差旅等支出数据与当月企业业务及各项总支出无法实时匹配,企业管理者无法依据员工差旅费支出判断员工的支出是否和销售额增长成比例等。即便之前科世达已经要求员工在报销时需将报销信息录入OA系统,但常常发现录入的信息不够详细,数据缺失严重,无法为业务决策提供依据。

其次,分贝通提供的绝对真实的支出明细清单,帮助科世达财务省去真实性核查环节,并有效辅助财务分析。

(6)       分贝通标准化SaaS解决方案适配性更高、更便捷。

分贝通企业支出管理平台采用的是标准化的SaaS,企业接入时无需在SAP端、OA端进行新的接口开发,从企业IT技术适配对接的角度来讲更轻量、成本更低。

截至目前,科世达基于分贝通企业支出管理平台的引入,在报销部分实现票据了减少60%、员工侧每年节约54万张发票的贴票时间;财务侧将原来需要2个财务人完成的工作量变为0.5个财务人便可完成,在企业侧,基于每位员工每个月节省半个小时用工时间,科世达每年可节省用工支出预算约60万。基于科世达整个企业财务智能化体系建设,目前科世达已实现了成本节约数百万元。

科世达作为德国世界500强制造业企业,在打造企业财务职能化系统建设过程中选择了分贝通的企业支出管理解决方案,基于分贝通“费控+支付”覆盖全场景的创新模式,让科世达全体员工告别传统报销,节省财务人员工作时间,降低工作量,多方面帮助科世达节约企业支出成本,助推科世达打造财务智能化体系建设。