面对“三多一低” 这家制造业企业员工出差只需“两步走” 报销票据还能减少80%

工信部在最新的《“十四五”智能制造发展规划》中明确指出，到2025年，我国70%规模以上的制造业企业基本实现数字化，作为我国高质量发展阶段技术创新的主战场，智能制造企业机遇和挑战并重。发展智能制造需要探索、开拓更多的商用场景，谁先占据市场谁将更有先发优势。这一点，青岛众瑞智能仪器股份有限公司（下称“众瑞智能”）深有体会。

企业介绍

青岛众瑞智能仪器股份有限公司是一家专注于环境监测、生物安全、计量校准等领域仪器研发与创新应用的国家高新技术企业，是国家级专精特新小巨人企业。众瑞智能创建了六大自主检测技术平台，并经过十余年积淀，申获国家专利200余项，参与国家重大专项课题研究及国家标准、行业标准的制定。

制造业费用支出呈现“三多一低”的管理难题。因此，如何把有限资金投入到更重要的环节，充分调动组织效率，对于快速发展中的制造业企业非常关键。

“五步并两步”

销售出差“不垫资”、基本“免报销”

高成长中的众瑞智能，在组织规模逐步扩大的过程中，也不可避免地在组织运营效率方面遭遇难题，以销售团队为例。众瑞智能有5个销售大区，30多个客服站，几十个销售经理和客服人员，平均一个月至少20天都要出差跑客户。本就繁忙的行程，总会伴随些“可以不做，但不得不做”的麻烦事。

“之前我们销售团队出趟差一般需要完成5个动作才算圆满，包括差旅申请，预支款申请，完成行程，整理票据和申请报销。为了不影响行程安排，销售至少提前一周进行出差和预支款申请，才能顺利按计划预订机票、酒店。” 众瑞智能环境监测事业部总经理高维超如是说，“很多销售出一趟差要先后去不同的城市，忙乱中丢票的情况太正常不过，有时候为了合规，只能当自掏腰包了。”高维超补充道。制造业企业是典型的复杂体，从研发、采购、生产、销售到售后等盘根错节，内部运营机制在日益标准化的同时，也容易变“重”。“近年来制造业强调精益化管理，其本质在于杜绝浪费。这不仅指生产所需资源，杜绝人员效率的浪费同样重要。”众瑞智能副总经理兼财务总监于顺浩表示，“面对销售、研发等核心人员的费用管理分散化，难掌控的典型难题，制造业企业也需要用些非典型手段来破解”。分贝通便是众瑞智能选择的“非典型手段”。不同于传统的事中、事后管控方式，众瑞智能通过分贝通实现了员工费用支出的事前管控。比如销售人员出差前先提交申请，通过后便可直接在分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等的计划内行程预订，直接由企业买单。这样一来，销售人员直接告别垫资，基本也不用报销了，相当于之前的“出差五部曲”直接变为“申请、预订两步走”，效率自然就高了。

不用垫资的情况，也同样适用于一些计划外的支出。“一些日常临时性的商务宴请总要我们自己垫钱，现在只要一张分贝通的虚拟卡就够了。”高维超表示。虚拟卡类似企业版“信用卡”，众瑞智能的员工只需要提前在线申请开卡和一定额度，就能绑定在自己的 微信 或支付宝进行消费。相对于之前较“重”的流程，如今，众瑞智能的每个销售只需一部 手机 就能搞定所有差旅申请、预订，以更“轻”的方式解决了差旅流程的麻烦，将更多精力投入到业务中。

费用票据减少80% 

面对“三多一低” 财务也能更高效

员工免垫资、免报销，提升的不仅仅是员工的效率，还有财务团队。“制造业的费用管理通常用三多一低来概括，即业务类型、流程多，发票种类多，财务效率低。”于顺浩表示。从研发、采购、生产到销售、售后，各个环节流程繁多，财务核算复杂，再加上面对几百人每月产生的上千张报销单据，如何更高效地进行合规管理，是众瑞智能财务团队亟待应对的挑战。首先，合规问题的难点在于全国不同大区、不同客服站的报销分散化、审核量大，同时规则外消费的情况屡见不鲜，“事后发作”式的费控，效果不佳。“众瑞智能有明确的员工差旅规则，比如机票预订折扣范围、火车座位等级选择等，但细则多、易忘记导致的超规问题总会让财务陷入尴尬。”众瑞智能财务副总监王京美表示。使用分贝通后，财务团队在处理合规问题上显得更得心应手。分贝通支持自定义的审批流和规则配置，如今员工不仅大部分因公消费都可在分贝通App完成，更能潜移默化的“按规则办事”。“财务团队和业务人员的对接工作顺畅了很多。”王京美补充道。

（仅为酒店规则配置示意图）

员工省事，财务更省时。“我们全公司在使用分贝通大约一年后，差旅报销类发票量大约有80%以上的降低。”这是让王京美记忆深刻的一个数据。不仅如此，分贝通以“开具一张大发票”的方式，帮助众瑞智能基本“干掉”了大量票据审核这一重复性工作。即使仍需面对一些报销处理情况，员工在分贝通App端便能通过OCR技术自动、多维度校验发票合规性，这也为财务的报销核算提供初步把关。分贝通为众瑞智能财务团队带来的提效惊喜，远不止“干掉报销”。“我们在分贝通上的消费记录和我们在银行电子账户中的流水，是一一对应的。现在每月月末，我们只需要在拿到分贝通提供的月结账单后，核对下总金额即可。”此外，分贝通还与众瑞智能的ERP系统打通，流畅地进行各消费场景的账务处理；对公付款更支持系统将付款完成消息通知到业务人员，成功为财务避免了“催款追杀”。“一段时间后，我们发现在分贝通一个平台，便可沉淀员工在机票、酒店、火车、虚拟卡等场景的消费数据，还能进行针对不同对象、多维度的分析。这帮助财务团队实现了更全面、直观、及时了解费用支出情况的核心诉求。”王京美解释道。