9月1日电子专票试点正式开启，一文了解企业电子专票升级的关键环节

电子专票终于来了!9月1日,增值税电子专用发票正式在宁波启动试点。

根据国家税务总局宁波市税务局发布的《关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》(以下简称《公告》),对增值税电子专用发票的法律效力、编码规则、开具方式、试点范围和生效日期等内容进行了相关规范。并规定,该公告9月1日起正式执行。

另据7月15日国务院办公厅《关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》(国办发[2020]24号):2020年底前基本实现增值税专用发票电子化,主要涉税服务事项基本实现网上办理。

对企业而言,如何在短短4个月的时间内,实现增值税电子专用发票升级?有哪些关键的技术点需要克服?有哪些解决方案可供参考?

结合《公告》及国家税务总局宁波市税务局同时出台的关于《国家税务总局宁波市税务局关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》的政策解读,百望云研究院认为,企业实现电子发票升级需重点关注三个关键环节。

电子专票的关键要素

法律效力

电子专票属于增值税专用发票,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与纸质增值税专用发票(以下简称“纸质专票”)相同。宁波电子专票由国家税务总局宁波市税务局(以下简称“宁波市税务局”)监制,采用电子签名代替发票专用章。

电子专票票样

编码规则

电子专票的发票代码为12位,编码规则:第1位为0,第2-5位为宁波市代码3302,第6-7位代表年度,第8-10位代表批次,第11-12位为13。发票号码为8位,按年度、分批次编制。

开具方式

宁波市税务局依托国家税务总局增值税电子发票公共服务平台,为纳税人提供免费的电子专票开具服务。试点纳税人应当使用税务UKey开具电子专票。税务机关向试点纳税人免费发放税务UKey。

生效日期

自2020年9月1日起,在宁波市海曙区和慈溪市试点推行电子专票。

企业进行电子专票升级的关键环节

对企业而言,想实现电子专票升级,开具出符合要求的电子专票,享受专票电子化带来的益处,需注意这三大关键环节。

一、选择最合适的平台

此前,国家税务总局制定《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》,明确了电子发票服务平台的业务功能及服务、技术、安全、运维、等保测评等要求,以指导公共服务、企业自建、第三方、电商、中介等机构电子发票服务平台的整体规划、设计、开发。

对企业而言,使用电子发票,有公共服务平台、企业自建平台和第三方平台三种选择,这三大平台有何特色,企业应如何选择?

第一种,选择国家税务总局推出的“电子发票公共服务平台”。新开户纳税人可到当地税局领取税务UKey,之后即可通过登录开票软件在平台上自行开具增值税电子专用发票。

第二种,选择第三方电子发票平台。企业可选择“百望云”等第三方电子发票平台,实现开具、生成、保存、管理增值税电子发票,同时享受便捷下载,规范化开具,云抬头、智能赋码、报表查询等其他增值服务。

第三种,选择自建电子发票平台。企业可在服务、技术、安全、运维、等要求都满足税局的技术规范的前提下,自建电子发票平台。该平台在通过税局的安全接入验证并备案后,就可以为企业内部各单位提供电子发票服务。

三种平台各有优劣,企业可根据自己的需求、企业规模、数据安全要求、后期发票管理需求,选择适合自己的平台模式。

二、关注电子专票的开具方式(及背后的发票管理模式)

企业经营开票,需要税控设备,之前基本是通过金税盘或者税控盘配合电脑和发票打印机使用,实现开票。此次,宁波市税务局要求“试点纳税人应该使用税务UKey开具电子专票”。

税务Ukey是长这个样子的:外观和大小和普通U盘差不多;

那区别在哪里呢?

首先,使用税务UKey的纳税人可以在增值税电子发票公共服务平台上开具、打印发票,这不仅保障了纳税人的信息安全,也让发票开具更加便捷。

其次,税务UKey进一步联通了税务部门、纳税人、第三方服务商的关系,让纳税人与税务部门的沟通更便捷有效。

此外,对于集团性企业,还可以选择使用百望云国密税控服务器,帮助集团企业做到税务UKey的集中管控,7*24不间断稳定开票,并实现发票全生命周期管理。

三、建立电子会计档案系统

对企业而言,电子专票并非独立存在的,是与整个企业的财务管理体系紧密相关的。在过去电子普票推广过程中,存在着发票开具实现电子化,但报销入账仍须打印纸质发票存档,有一定的不便。事实上,按照《国家税务总局公告2015年第84号》规定,增值税电子普通发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。

常见的电子发票报销有两种管理模式:

模式一:企业接收到开票方通过增值税电子开票服务开出的增值税电子发票的开票信息,自行打印的电子发票作为报销的原始凭证,考虑到打印件没有纸质发票的物理防伪功能,需要登录国家税务总局全国增值税发票验证平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn/),按要求填入电子发票信息进行相应认证;认证通过后,截图打印验证真伪认证信息或者备注验证结果。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。

模式二:企业接收到开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子发票的开票信息,采集电子发票全票面结构化数据建立台账,避免重复报销,并通过增值税发票验证平台完成验证后,将电子发票信息保存在适当的媒介中,报销凭证上注明电子发票存放的文件链接地址,即以电子形式对发票进行归档保存。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。

也就是说,电子发票打印和不打印都可以入账报销,那企业为什么还要求打印呢?

这是因为电子发票还是个新事物,普及率没那么高,特别是增值税专用发票仍然是纸质发票,企业延续原本的纸质发票管理流程最为简单,如果为数量不多的电子发票设置单独的财务流程,反而会增加管理成本。

而随着电子专票的推广,发票全面电子化进入实质性发展阶段,企业也需要针对电子发票建立全新的流程,以应对发票全面电子化带来的改变。

而日前修订的《中华人民共和国档案法》对外公布,并将于2021年1月1日起正式施行,这为电子档案全面推广提供了强有力的法治保障和行动指南。

在这一背景下,百望云快速反应、积极布局,及时推出一站式“电子会计档案云”产品,该产品可减少90%以上的物理储存空间、极大简化档案归集过程,企业还可构建全量电子数据库、实现系统内即时调用,这将为企业管理带来巨大价值。

百望云一站式电子专票解决方案

作为中国市场电子发票开具量第一的平台,百望云已为企业进行电子专票升级准备了一体化解决方案。

百望云成立以来,一直坚持以 科技 赋能数字 商业 的理念,通过云计算、大数据、人工智能等技术赋能发票全周期管理等能力,在2000多家集团型企业、60万家成长型企业落地了适配各行业、各场景的电子发票解决方案。

此次推出的百望云电子专票解决方案,基于“云+端+数据”的理念,在底层提供云化税控、签章密码机、版式签章一体机等专用设备,在中台提供涵盖基于场景、微服务的能力中台、基于技术的基础中台以及基于大数据的数据中台三大服务,在前台为企业提供基于业务的进项、销项、档案等一体化解决方案。

通过全局部署和立体布局,百望云可为企业提供从硬件到软件,从平台搭建、系统对接到产品应用等全维度解决方案,助力企业快速实现专票电子化升级,享受电子专票的益处。