数字化OA系统项目管理，全生命周期高效看的见

伴随着数字化改革浪潮,企业管理越来越精细,作为影响企业收益最重要的因素——项目,更是受到的企业管理层的重点关注,它不仅仅是企业战略的体现,也不仅仅影响企业的当前收益,项目的实施还将成为企业成长的必要经验。但基于数字化发展,传统的项目管理已经有越来越多的弊端显现出来,例如:项目进度不可控、跨部门协作不畅、过程管理难透明、项目管理成本高、员工权责模糊、知识共享难。

基于此,华天动力协同OA系统深入了解项目管理的实际需求,有效解决以上难点,让企业能够通过项目管理做到降本提效,增强企业市场竞争力。下面就以华天动力协同OA系统的项目管理为例,来看看数字化项目管理到底给企业带来哪些价值吧。

一、高效协同流程闭环 提高工作效率

有人误以为做项目管理就是做好文档管理,事实上,这是企业管理没有进行数字化转型造成的误会。以前每一个项目的实施,都有很多文档需要处理、保管,因此项目经理的办公桌上总是文档堆积成山。现在,华天动力协同OA系统以流程为驱动,实现全流程线上闭环,能够有效提高项目组的工作效率和执行力,无论是项目方面的,如项目立项、任务分解和调整,还是日常工作方面的,如报销、人事调动等,都可以在线处理。

例如一个文档的起草到存储,通过华天动力协同OA系统就可以方便很多。项目组成员A起草了一个项目文档,下一步就需要同组的成员进行头脑风暴,看一下还有哪里需要改进的。以前需要大家坐在一起开会、商量,然后修改,如此反复几次才能定稿。现在,他们可以通过华天动力协同OA系统部署的聊天工具,建一个讨论组,然后直接把文档发到讨论组里,一边讨论一边修改,完成以后,就可以直接发给领导审批。同时,文档还可以被保存到该项目组的项目文档下,方便以后查找。工作效率明显提升,项目经理也不用再面对“小山”一样的文档资料了。

二、项目管理分工明确 提升项目组执行力

要做好一个项目,永远不能是一个人去战斗,而是需要整个项目组合理分工、按照任务周期,完成既定目标,只有做好这些,才能让项目组的执行力得到提升。华天动力协同OA系统项目管理平台能清晰的显示项目进度,可以快速查看每个项目的责任人、合同、执行计划等内容。项目负责人还可以通过OA系统直接把项目分解成一个个任务下发给其他人来合作完成。此外,项目计划也可以用甘特图的形式进行展示。

项目总监、项目经理需要对整个项目进行把控。以前,他们先分解任务,然后大家按照任务执行,但是这个过程容易出现问题,可能是成员对任务的理解出现偏差,也可能是任务临时调整没有及时通知到人,还能是人员调动……任务没有按时完成,拖慢项目进度。现在,项目总监、项目经理可以在OA系统内进行任务分解,明确责任人、任务周期、任务说明,确保项目组成员接收到正确的任务信息。能在甘特图中及时调整任务,增加、删除、升级、降级都能有明确的显示,确保员工打开项目管理界面就能清楚的了解到任务的调整情况。同时,整个项目任务、责任人等都有明确的显示,如果哪一个环节出现问题,项目总监、项目经理都能及时发现,并作出相应的调整。从而,确保项目能够如期完成,有效提升团队的协作能力和执行力。

三、知识库支持 持续增强企业市场竞争力

当今市场瞬息万变,一个项目能不能满足市场需求、跟上市场潮流,是项目成功的关键所在。为了确保这一点,通过项目管理构建起学习型组织是很有必要的,不断的知识积累,了解前沿技术,才能确保项目成员始终抱有活力,充满创造力,从而保证企业始终拥有强大的市场竞争力,立于不败之地。为了帮助企业达到这样的目的,华天动力协同OA系统构建了一个知识库、项目库、数据决策相辅相成项目管理平台。强大的知识库,可以统一管理公司内部的文档,也可以上传期刊、学术资料等,更有专家在线答疑解惑,确保每个项目组成员都能获取到实用的知识。

假如项目组成员B遇到了一个技术难题,他可以先到文档中心查找资料,看看有没有什么知识能够帮助他解决问题,同时,他还可以通过提问的方式,在企业内部员工之间进行一场技术交流,寻找解决的办法。当然,如果还是没能找到理想的解决办法,就可以进入专家地图,向专家提问,获得专家的权威解答;或者向专家发送内部邮件,和专家进行有效的线上沟通交流。如此一来,问题也就可以顺利解决了。

现在来看一下,这个过程中大家收获了什么。就员工个人而言,求知的过程就是学习的过程,学到知识,个人的价值得到提升。对企业来说,项目组攻克了难题,“别人不能解决的问题,我们可以”,这就是竞争优势。

四、项目费用精细化管理 合理控制运营成本

现在,来聊一聊钱的事情。企业不是做慈善,最终的目的都是获得收益。收益的来源归纳起来就是两个方面:开源、节流。而这两点,都可以在项目管理中得到体现。开源就是项目成功,落地实施,带来客户、产品卖出去,获得直接收入。节流则是项目费用合理控制,不该花的钱一分不花。所以,华天动力协同OA系统在项目管理中搭建了强大的项目费控体系。

项目成功与否,华天动力协同OA系统能提供全面的协助,数据分析、全员协同等,提高工作效率,增强组织决策的精准度。在节流方面,凭借项目费控体系,华天动力协同OA系统可以发挥出更大的作用,项目预算申报、项目预算调整、项目查看全都管理得井井有条。同时,华天动力协同OA系统还以风险控制为核心,设置了预警偏差值,在审批相关费用时,向领导层发出事前预警,确保项目费用不会与项目预算发生太大的偏差,造成超支的情况。

五、可视化智能报表 帮助企业做好数据分析、经验总结

项目实施以后,无论成功与否都能成为企业的宝贵财富,但前提是做好数据分析和经验总结。关于这一点,华天动力协同OA系统可以说是为企业考虑得非常周全了。

首先是前面提到的项目文档管理。当项目结束以后,在进行项目总结时,项目负责人可以在项目文档中找到所有与负责项目相关的文档,通过各种文档,进行经验总结。然后是数据分析,华天动力协同OA系统中可以实时抓取项目中的日常流转数据,并将数据表与图表同时显示在一张报表中。更重要的是,华天动力协同OA系统可提供多样的报表查询功能,可按时间、日期区间、数量等进行数据显示。项目负责人就可以多维度了解项目的情况,做好数据分析。

这样一来,无论项目成功与否,项目负责人都能从中得出有价值的东西,好的经验,还可以做得更好的地方,失败的原因等等。企业也能从中得到支持决策的数据信息,洞悉市场变化、用户需求。

项目管理是一种成熟的 商业 发展加速器,帮助组织在开展新业务时增加成功几率。华天动力协同OA系统不断融合内部管理应用,信息高度共享,优化项目过程,提高员工执行力;以知识库为基础,助力企业构建学习型组织,提升员工个人价值,真强企业战斗力,始终保持市场竞争优势。