OA系统选型抓住这五点，准不会错！

2020年,OA、协同办公、信息化、无接触办公都是百度搜索热词,疫情影响,大多数有点实力的公司都把信息化提上了日常,然而冲冲上了OA系统,却发现企业协同管理OA办公系统没有全面的应用做基础,企业应用不起来一切都是空谈。再大品牌再牛的技术架构也支撑不起应用上面的失误。OA是全员使用的办公平台,不管是办公的便捷方便,还是与其他平台的融合,OA系统需要这五点普遍的应用性才能用的好:易用性、开放性、稳定性、实用性、安全性。

OA要易用不简单

企业的员工根据岗位不同,文化差异较大,员工越多的企业,沟通管理越难,管理落地必须面向全员,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。如果易用性不强,这个前提就不存在了,强制性的制度落地,会使企业员工在使用OA办公系统时,只是简单的使用一两项与自身相关的功能,其他的功能连了解的兴趣都没有,想和工作融会贯通的高效运用犹如天方夜谭。

市面上的OA系统有很多,大部分的OA厂商喜欢故作高深,把OA系统弄的非常复杂,表面上看起来特别高大上,不会用,那就是企业素质不高,而不是自己曲高和寡。尤其是泛微OA,功能特别复杂,光熟悉系统就需要专业培训数周。而相对站在客户角度考虑,坚持简单易用的清流,当属华天动力OA。其实易用性强的OA系统才是企业能够快速应用的王道选择。

开放性决定升级成败

IT产业有个名词:系统集成,能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用,完美对接才是企业选择OA的关键指标之一。

与ERP、HR系统深度融合,管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面,而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求,所以,支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性,能够从其它软件系统中自动获取相关信息,并完成必要的关联性整合应

用。  

从技术上看,采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。当然现在高端的OA产品均采用J2EE,如泛微OA高端、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA升级产品皆是如此,这时底层构架就非常重要,华天动力OA系统采用魔方架构,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。同时,现实的整合经验也必不可少,因为整合应用不光涉及到技术层面,还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。

稳定性压倒一切

企业会发展,OA的使用者可能会越来越多,企业初期的OA使用用户可能是30人、50人,当企业快速发展以后,成千上万人同时使用OA的情况也会时有发生,所以,企业在选择OA办公系统时注意选择可以成长的OA系统,必须具有很好的底层架构,可以单独深度开发某专项功能,同时必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

管理“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性,尤其是针对大型企业、集团型公司,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响企业业务,从而造成不可估量的损失。

信息保密的原则,免费的OA软件一般都不会成为大型企业、集团公司的首选,所以免费的OA系统很少经历并发等诸多问题。大型企业、集团公司在选择OA系统时,不妨多考察品牌历史悠久的OA软件厂商。

企业的OA要保障企业运营的畅通有序,OA的稳定性是企业在选择OA时的重要数据指标。

实用性是重要指标

企业OA系统关键是要能用起来,OA软件功能必须与管理实务紧密结合,对症下药才能提高企业的办公管理效率,反之则会起到负作用。

实用性的标准,我们可以理解为80%标准化+20%个性化的绝配。实用性强的OA系统必须能适应企业管理快速发展的要求。

现实中,企业一方面需要软件尽可能满足现有需求,另一方面,管理本身也是个不断发展的过程,所以,企业又需要软件能够满足发展的需求。面对发展与现实间的矛盾,OA办公系统产业一般都选择项目化、产品化和平台化作为OA实用性的重要指标。总之一句话,选OA不贪功能多,能用上的才是有效应用,太多复杂功能只能添堵。

安全性是重要保障

OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享,更要注意信息的保护和隔离,因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备,采取不同的措施,包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。

钉钉、还有诸多以公有云为存储的免费或廉价OA系统,肯定是有信息安全方面的隐患,所以有点实力的企业在选型时,还是以私有化部署的OA系统为主。在业界有些公司还是很肯在存储上投本钱的,例如华天动力OA全部采用硬板存储客户材料,并在上海、苏州、大连三个研发中心交换存储,确保客户资料完全完备。

总而言之,OA选型易用性、开放性、稳定性、实用性、安全性非常重要,如果只是小点小买卖,免费或廉价OA也没有问题,但是如果想把企业做大做强,选择一款易用程度高,底层架构好,研发实力强,稳定器高,实用性高安全性高,能伴随企业成长不断升级运用的优质OA系统产品非常重要。看好以上五点,选择优质性价比,适合自己的才是最好的。