易臣：数字化行政办公——让更少的人做更多的事

互联网 的诞生让社会发生了飞速变革,生活方式、工作方式也有了巨大改变。从20世纪90年代中期开始,互联网开始了大规模商用进程,信息化迎来了蓬勃发展。智能化与数字化时代的到来,开始影响企业们的战略制定。

但目前,很多企事业单位的行政部,依然在靠着陈旧的考核体系,有限的经验技能,运营着办公空间的日常服务。

行政管理工作是指以行政部为主,负责行政事务和办公事务。包括日常办公事务管理、办公物品管理、公文文件管理、档案管理、会议管理,还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生、相关制度流程的制定和执行推动等。

传统行政后勤管理模式,往往是一群人管一摊子事,存在以下几点特点:

1、业务零碎分散

2、效率低下

3、成本高居不下

通过数字化赋能可达到降本增效,提升员工生产力,提高员工归属感的目的,因而,这将是未来行政后勤管理模式升级变革的主要方向。

数字化行政后勤的主要目的和意义在于降本+增效。数字化驱动决策,让更少的人去做更多的事,达到高效率做事,优化结构体系,反哺企业生产力。

降本:通过数字化行政后勤,提供数字化决策依据,发掘管理上存在的问题,实现降低成本投入;增效:通过数字化行政后勤,将复杂、繁琐的工作交给系统解决,解放人力、提升效率、提高员工满意度。

那么,目前行政数字化管理从哪几个方面落地,更方便执行和效果显著?

现代行政管理在减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费,提高行政管理的效能和效率有显著的效果。易臣数字化行政办公是基于SAAS模式,借助当前先进的云计算和大数据技术,专为企事业单位打造的移动信息化办公平台,里面有完善的行政管理功能,包括公文管理、工作督办、会务管理、车辆管理、物品管理等重要数字化解决方案。

1、公文管理

智能化办文方式成为政企单位管理公文事务的重要手段,对提高办公效率具有重要意义。数字化公文管理可帮助实现:1、无纸化:强大的公文管理体系,优化和规范了公文流程,全程无纸化管控;2、多功能:建模功能不断拓展应用,满足各类公文处理需求,可变通、能组合。

2、工作督办

提高督办工作效率,改变督办工作作风,强化督查工作标准。就是对领导交办事项,从上而下进行督促检查,具体落实。它大体包括五个功能方面:督办事项、督办通知、督办进程、任务反馈、督办预警、督办统计。

3、会务管理

会议是企事业单位决策最关键的管理行为,没有系统的会议应用支撑,会导致经常出现会议室使用冲突、会议进展不详、资料零散分布等问题。会务管理覆盖会前、会中、会后,贯通线上线下,助力企事业单位提升会议管理能力,实现会议流程智能化,进一步提高办公效率、降低办公成本。

4、车辆管理

易臣OA系统通过表单建模、流程、台账等功能,实现车辆统一、有序的调度管理,保证用车原因明确、目的地清晰、出行安全。

5、物品管理

负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作;制定办公用品计划,报主任审批;做好每月的分发、调配、保管工作,建全登记制度,做到帐物相符。

数据赋能,让行政后勤人的工作变得更有价值,让企业内部从厚重、冗长的流程结构中脱离出来,达到降本增效,这是数字化行政后勤的最终目的,也是系统性的解决方案。