如何避免职场人的远程办公焦虑？金山数字办公提出解决方案

随着疫情防控形势的不断变化，远程办公已经成了当今职场人习以为常的工作模式。在没有远程办公之前，很多人可能会认为远程办公简直就是梦想中的工作方式：你可以穿着睡衣办公，也可以边吃饭边办公，而且还节省了大量的通勤时间。然而真正实行起来，才发现远程办公在很多方面都令人焦虑，比如信息差难解决，文档来回传输耗时间等等，而且管理者担心员工效率低、员工担心领导看不到成绩，种种问题都让人焦虑。为了帮助职场人摆脱这一困境，金山办公旗下金山数字办公平台近期推出了“云端灵动办公室”模式，帮助职场人真正摆脱时间与空间的束缚，同时让管理者快速了解团队的执行进展和目标达成。

“灵动办公室”模式，最大程度解决“人、事、信息”的拉通：人——用统一的办公工具与内容存储平台，解决成员分布分散痛点，在基于金山数字办公平台打造的云端办公室中快速沉浸工作；事——将工作文档统一存储至金山数字办公平台的企业团队，可以实现多终端自动同步，结合丰富的协作工具，即可实现随时随地获取所需资料。流程——即时通讯、OA办事将办事流程在线化，短时间拉平信息差，流程推进更顺畅。

那么，灵动办公室的一天是如何构成的？

第一步，制造目标感——明确每日/每周待办

明确的工作计划安排、日程规划是灵动办公模式有条不紊进行的基础。异地远程办公时，如有新的工作、会议等日程安排，可通过金山日历实现。由管理者新建一个主题日历分享到工作群，团队成员即可统一查看日程、明确工作安排、了解部门工作重点等，全员工作在同一个日历面板中清晰展示，管理者也可快速获取团队工作进展。

使用金山待办创建“共享任务分组”，管理者在组内创建完需要处理的任务后，可快速分配给各组员。团队成员可以实时同步任务进度，并且通过设置任务优先级、提醒时间，极大地减少任务督促、进度跟进的成本。

第二步：同窗沟通——远程会议拉平信息差

在灵动办公模式中，难免需要与异地团队成员进行远程会议，金山数字办公平台能够提供真正共享内容、多人协作的会议——金山会议，实现边语音视频，边多人编辑文档，感受仿佛在同一空间下的协作，会议批注和补充内容还可沉淀成会议纪要。

第三步：推进任务——多人协作文档推进交付

灵动办公模式下的员工分散在各地，这时可以使用金山文档一键创建文档链接，团队成员通过文档链接加入协同编辑， 避免来回传输，团队成员的精力可以快速聚焦到同一个项目任务上，项目成果也可快速推进交付。

第四步：信息收集——通过表单快速收集海量信息

当公司需要快速统计一些信息等数据时，即可使用金山表单，每个人单独填写私密提交，彼此不可见保护隐私，短时间内快速收集成百上千的信息，且收集的数据会智能汇总成一个在线表格，方便统计人做筛选编辑等二次操作。为了方便防疫人员迅速收集信息，金山办公还特地准备了多类实用的防疫、互助、排查文档和收集表单模板。

第五步——宝藏工具箱

除了上述硬核云端协作工具外，金山数字办公平台还有更多宝藏工具可以在各类办公场景中“实力助攻”：

· 没有设计无法出图，怎么办？——金山海报

· 无法外出拍证件照，怎么办？——智能抠图

· 思绪无法快速理清，怎么办？——思维导图

· 屏幕内容无法沉淀，怎么办？——屏幕录制

· 新建文档设计单调，怎么办？——稻壳模板

尽管灵动办公成为一种普遍趋势，但背后存在的数据安全威胁也随着使用普及而增加。金山数字办公平台可以在文档传播的事前、事中、事后，对文档数据进行全链路安全管控，从而保障企业文档在存储、流转以及协作过程中的安全，提供了“团队内、企业内、企业”三层安全防范维度。

云端灵动办公室的逐步普及，正在帮助企业“自我适应”多变的外部环境并成为常态，在自身进化的过程中，遵循客观需求规律，从而实现团队和业务的有序发展与扩张，拥抱灵动办公新模式将是企业尤其是大中型企业的优先选择。