合思无需报销解决方案，为亚都医疗解决报销最大痛点

随着国产替代加速与《“十四五”医疗装备产业发展规划》推进,医疗器械行业将迎来“戴维斯双击”,根据中商情报网预估,到2023年我国医疗器械市场规模达10564亿元,年复合增长率超18%。

这一万亿市场诞生了越来越多细分领域的“领头羊”,河南亚都医疗器械集团有限公司(以下简称“亚都医疗”)就是其中之一。企业成立于1992年,是国内卓越的医疗健康产业服务商。拥有四个现代生产厂区,企业员工3000多名,各类自动先进制造设备数千台,生产各类医疗产品100余种、数千种规格。

在研发创新投入方面,亚都医疗成果丰硕。先后获得河南省医用防护用品重点实验室、博士后创新实践基地等研发平台,同时荣获全国抗击新冠肺炎疫情先进集体、国家级知识产权优势企业、国家高新技术企业等众多荣誉称号。

亚都集团信息副总监王艳军表示:“集团自上而下大力推进信息化、数字化在企业经营发展中应用,多个重点项目由创始人亲自牵头建设,企业数字化思维已深入人心。”他还透露:“近些年,亚都医疗得到空前发展,业务体量与员工数量大幅增加,致使企业对部门间业务 协同效率、数据穿透、内部风控 等方面提出更高要求。”

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业财不协同,亟须找到数字化切入口

为了加强部门间协同效率、提升工作效率,亚都医疗先后引入了金蝶云星空ERP系统、易路人力资源系统及其他系统。借助这些信息化工具,亚都医疗解决了业务流转、客户管理、人资管理等部门内协同问题,但上系统不等于实现业财融合,不同信息系统之间数据不互联互通,部分数据流转仍需要人工操作,跨部门高效协作仍需找到更合适的切入口。

王艳军认为:“对亚都医疗的员工而言,最大的痛点就是报销。每年亚都医疗财务部门处理 8000+ 张报销单及 22000+ 张发票 ,从发起申请到审批,再流转到财务部门审核,发票查验、核实行程、支付款项、记账归档等整个流程由多个系统独立完成,报销流程不公开、因公消费不透明、预算管控不及时。大额垫付、报销周期长、数据溯源、查重验真、手动制证归档等问题困扰着业务与财务人员。”

差旅时间长,垫付金额高

由于公司差旅申请的特殊性,业务人员通常设置第一行程后,无法确认后续行程具体地点与时间,需要后期补充申请;并且差旅周期较长,可报销时间较短,一次差旅时间通常超过30天,次月10号统一开始报销,一旦错过,就需要等到下下个月报销;期间员工需要大量垫付酒店、机票、火车票、商务宴请等费用,员工个人资金压力非常大。

费用管控滞后,预算时有超标

长期差旅途中,招待费用常常因情况紧急,且发起申请审批不便,员工提前垫付费用。事后再补申请,常会出现预算超标情况;此外,阶段行程中员工出行、住宿、用车等因公消费行为无法事前规范,不合理花费造成预算浪费。

报销流程复杂,审批周期较长

一次行程积攒大量纸质与电子发票,常出现发票丢失、开票信息不完整、重复报销等情况,并且员工手工贴票往往因不规范被退回,重新贴票审批;由于整个审批流程卡点不清晰,审批单据流转进度不能实时查看,报销周期被拉长。

业财数据不互通,财务工作忙不停

由于整个报销流程与OA、财务、业务系统独立,财务人员需要人工核实单据与业务关联性,逐张检查发票信息的完整性,电子发票逐张查重验真等;报销审批结束后,财务人员切换至付款系统完成支付;报销单据需要手工导入核算系统,完成制证归档,工作量巨大。

“亚都医疗报销时间较为固定,一般次月10号发起报销,走完审批流程到20号左右。而前几年因为疫情封控,很多出差员工回公司报销时间难确认,往往会错过报销时间。”王艳军还表示:“当下亟须从报销入手,找到先进的数字化工具,广泛连接各部门信息化系统,打通申请-订购-验票-报销-支付-记账-归档全链路自动化。既可以让所有因公消费动因有迹可循,报销审批流程更加顺畅,又实现从流程驱动到数据驱动的业财一体化转变。”

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“ 数字费控 + 商城 ” 一体化,实现全链路自动化

经过多轮洽谈,2022年4月,亚都医疗最终选择了国内领先SaaS费控报销服务商——合思。作为费控领域的头部厂商,合思统筹发力费控管理与商城,实现“两条腿走路”,引领性地全链路进入L4级无需报销阶段。针对亚都医疗在移动报销、因公消费、财务合规等难题,合思团队提出“数字费控+商城”一体化解决方案,将过去事后的报销风控管理前置到事前和事中。

目前,亚都医疗已具备打通“费控+商城”、实现全链路自动化的条件,绝大多数场景都由数字化系统自动完成。不仅实现统一资金账户、统一票台、统一服务台、统一规则主数据,消费平台也从孤立使用变为围绕场景的多供应商聚合消费平台,实现同屏比价选购,员工在聚合消费平台的所有消费场景都无需垫资、无需报销。

●在事前申请阶段 ,员工可通过移动端随时随地做发起差旅申请、审批,一次申请可解决出差审批与“机、酒、火、打车”等事项预定,同时通过行程规划管控,限定不必要的出行;未知出行计划,直接在审批流程中自定义添加,无需二次审批。

●在事中消费阶段 ,合思商城/携程商旅通过关联申请单做差旅预订时,通过内置差旅职级、城市等分级标准,系统从海量资源聚合比价智能推荐最优性价比选项,超额消费会做明显提醒;此外,员工无需垫资差旅费用,安心出差。

●在事后报销阶段 ,针对员工高频差旅费用填报与规范预算管理难题,引入移动端审批功能,随时随地发起项目费用申请、借款及报销等,通过OCR智能识别、拍照等一键上传方式代替手工填写、贴票等低效环节;由于全程采用企业对公支付,平台根据结算周期统一开票,财务统一报销。而事后控制的差旅预算标准审核,也由于系统提前预置管控,节省了大量的财务人员事后人工审核时间。

●在财务入账阶段 ,合思费控的EAI Pro功能凭借自身超强的连接能力,已提交的发票自动验真并自动归集到发票池中,通过与核算系统打通,自动匹配会计科目制成凭证并归档,整个费控过程实现审批流、支付流、账务流的“三流合一”,极大节省财务作业工作量。

随着差旅报销流程更加顺畅、大部分基础性工作被系统取代,亚都医疗业财协同效率与财务数字治理能力得到进一步提升。王艳军认为:“未来,随着亚都医疗全面数字化转型升级推进,财务体系将不断向业务前端延伸,财务人员走出办公室、走进业务一线。依托数字化工具提供的数据支撑,反哺指导业务,为企业带来极致业财融合体验。”