仓库库存盘点出现差异的解题思路

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仓库库存盘点出现差异的解题思路

大多数仓库从业者以及仓库软件设计者将 库存调整 理解成直接修改库存数据,以达到平衡库存实物数据和账面数据;理由是这样做速度快、效率高、简单明了,好理解,我们将此做法称为狭义的库存调整。 

那么,直接修改库存就一定好么。按照辩证的观点,所谓有利必有弊;得了便宜的事情,必然会在其他地方给你带来麻烦。 

本文的目的是讨论一般人理解的库存调整(也就是狭义的库存调整,直接修改库存的那种),不是故意诋毁“直接改库存”有多坏,而是希望分析出其优劣点,让各位同行朋友有更多的选择,下文有细述关于盘点差异的十八种处理办法。 

关于盘点,这是一个老生常谈的问题,可能有些 仓库管理 老鸟会对此嗤之以鼻。但是,作为仓库管理中的重要组成部分,在日常管理中,盘点的重要性常常被仓库主管们忽略,认为只要保证了入出库的准确性,库存数据肯定没问题。 

殊不知,哪怕最微小的一个误差(这个误差不一定是仓库管理人员造成的,也有可能是上下游客户造成的),在日积月累下,就可能产生连锁反应,造成库存数据的巨大偏差。 

我们在项目现场中经常遇到因为盘点没做好(盘点过程没做好或者对盘点结果没处理好)而导致出现大量的库存误差,造成企业不必要的损失。 

比如某知名品牌酒类仓库,年终盘点发现有两千多件商品和账目不符,双方约定暂时账务与实物同时冻结,暂不处理(这绝对是个不定时炸弹,什么时候处理,难道要留待子孙后代处理)。 

再比如某知名品牌食品仓库,年终盘点时发现二百多万货值的商品过保质期,甲乙双方在责任认定上互相指责(作为业内人士,百分百认定是仓库企业责任,暂且不提为何没控制好先进先出,如果早盘点早发现早通报早处理,至少不会拖到年底产生纠纷;哪怕是因为客户货物滞销导致,至少也要及时发现并向客户通报结果)。 

盘点,就是为保证库存准确性,通过实物清点结果和账面结果对比,发现实物库存和账面库存之间的差异,并及时纠正和调整。以上是我们对盘点的定义(没参考度娘和教科书)。 

那么盘点的目的就是为保证库存的准确性,这个准确性包括数量的准确性、存放位置的准确性、存货质量的准确性等。 

再深究一下,为什么要保证库存准确性呢,有多方面, 一方面是为了保证日常入出库业务的顺畅;另一方面是为了及时发现日常业务管理中的问题;第三是为仓库及其上下游机构提供决策支持。 

再细致的解释我们就不在本文阐述了。下文着重介绍如何处理账面库存结果和实物库存结果之间的差异。  

发现库存差异的前提,是实物清点库存和账面库存都是准确的。账面库存的准确性暂时不在本文讨论;实物清点也必须要有准确性,否则拿它和账面库存去比较就失去了意义。 

没有明确目的、应付了事的盘点,是很难获得准确实物库存信息的;不准确的实物清点信息,不仅对发现盘点差异没有丝毫帮助,反倒容易造成库存信息混乱,做无用功,使员工丧失对库存准确性的信心。 

1、 复核制盘点  

那么怎样保证实物清点信息的准确性呢,一般的做法是建立盘点管理制度,制定盘点操作流程,建立奖惩制度,要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等,这些都是一些主观的管理办法。 

在大量的库存数据面前,单靠人工方式去盘点(哪怕是借助了RF、RFID等盘点工具)是很容易出现人为误差的。 

假定每个人清点库存数据的准确率是99%,实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上。 

如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比,那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差,增加盘点差异的处理复杂度。 

为了避免实物清点结果本身的误差,有条件的企业一般采用复核盘点制度,也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点。 

两波次人员一次盘点的准确率是99%*99%=98.01%,同时误差率是1%*1%=0.01%;也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话,两个波次人员同时盘点,其结果本身的误差率只有万分之一,这个误差率我们一般是能容忍的(也可以到第三波次,将误差率降到百万分之一)。 

仔细的读者可以发现,两波次人员同时盘点准确率在98.01%,误差率0.01%,误差率是低了,但准确率也没有提升,跟着降低了。 

我们来看这个公式:98.01%+0.01%=98.02%≠100% 

这中间差的1.98%到哪里去了呢。 

假设两个波次的盘点人员分别为A和B,这个内容,实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分。在将A和B的清点结果合并成最终的盘点结果之前,A和B之间要就差异部分进行复盘,直至消除这1.98%的差异,这样A和B的最终结果准确率就都是99.99%。 

所有初次接手的仓库项目,人员还不熟练的仓库项目,库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制(哪怕会消耗双倍的人力)。 

采用复核制盘点,可以增强员工的责任心(互相监督,互相核查),便于盘点制度奖惩制度的落实(有据可查)。如果实在人手不足,也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差。 

2、 循环盘点  

当仓库管理足够顺畅,人员有足够的能力把握盘点数据的准确性的时候,可以考虑减少或取消复核盘点,将盘点本身产生的误差交由和账务比较来发现。 

为了消除清点本身产生的误差对盘点差异的影响,我们经常对差异部分进行再次盘点,即是循环盘点。 

循环盘点是针对账面库存和实物库存之间的差异,就差异部分再次进行清点,以减少因为上一次清点误差对盘点结果的影响。 

具体的循环次数视实际清点准确率而定,比如准确率是90%的清点,循环两次(加上第一次原始数据后是三次)后的准确率是100%-(10%)³=99.9%。当然,每次循环后都要对实际清点结果进行修正。 

复核盘点与循环盘点的区别是,复核盘点是事前消除盘点结果误差,循环盘点是事后消除盘点结果误差。 

盘点差异的处理办法                

前文中提到,盘点结果与账面库存结果之间的差异,主要有三种,一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异。 

盘点管理中容易出现的一个误区是,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用。 

殊不知,仓库管理中没有无缘无故的爱也没有无缘无故的恨,出来混总是要还的。不管是未对盘盈物品做通报,还是贪墨了客户物品,积累到一定程度,迟早都要被发现的。 

盘点的目的是发现差异,并消除差异。消除差异的办法,是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的。 

盘盈的处理办法 

盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多。出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同。 

出库时货品少发造成的盘盈 

这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法。大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位。 

A、如果收货方要求补发,则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记。 

B、如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单,修改出库单内容(减少出库数量)。 

实际情况是,对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的,这种情况才可以做一个退货入库操作。不管是修改出库数量还是做退货入库,都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致。

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