智能访客管理系统 Envoy：公司形象要从前台抓起

前言

话说无论面试找人谈合作，访问某公司时一般需要在前台留下自己的基本信息，同时领取访客专属门卡。小编不是黑，但也曾记得进某刚发新款阅读器的公司需要贴一个二货一样的红色「访客」标签走来走去。小本本填写姓名电话感觉像上世纪的做法，作为紧跟时代潮流，崇尚高科技形象炫酷拽的互联网公司，这种拉低整体效率的管理方式如何能忍。

作为公司门面，前台主要负责体现公司形象与文化；既然员工都要找漂亮 mm，那么工具跟不上就太令人发指了。智能访客管理系统 Envoy 专门为科技范儿的互联网公司量身打造，简单来说，它将整个访客管理流程电子化，提供从登记信息到通知负责人再到访客管理的一条龙服务，大大提升了前台效率。从今以后，Envoy 负责管理大家，前台 mm 负责貌美如花～

个性化定制

小本本登记信息不仅显得陈旧落后，而且不方便管理。如需查找某一天来访记录，只能靠前台 mm 手工查找。有了 Envoy，只要塞给访客一只 iPad，让其在 iPad 上填写，就能简化信息录入以及管理的流程。

Envoy 系统支持客户定制，可以根据公司 logo 以及 VI 系统改变界面设计，为公司营造统一形象。传统流程中，访客一般会留下姓名、电话和邮箱；使用 Envoy 后，公司可以自定义访客需要填写的内容，例如就职公司、访问原因等，方便拓展公司人脉，并与其进一步建立联系。举个例子，访客信息将进入公司数据库，可以考虑将其发展为潜在客户，或许今后拓展业务还会有交集。

预注册功能

Envoy 可以与公司人力部门对接，预先将面试者基本信息导入系统，系统 将自动向其发送包含公司地址、周边地图、交通方式甚至 wifi 密码等个性化信息的邮件，好感度瞬间 up。

面试者到来时就可以快速 check in，免除输入信息的过程；而对于登记过的访客，只需调用此前填写的材料，很大程度上提高了管理便捷性。

即时提醒

访客登记后，Envoy 系统会自动将其信息通过短信、邮件或其他方式通知负责接待的员工，免除了人力部门主动联系员工的过程。

专属门卡

既然登记使用了 iPad，公司还能顺便给访客拍张照片。易于管理并非主要目的，Envoy 更赞的功能是自动打印访客门卡。打印机与 iPad 通过无线连接，可以自动将姓名与照片在设计好的模板上打印出来。相比千篇一律的「访客」标签，个性门卡无疑更受欢迎，访客不会拒绝把这货挂在脖子上的～

除体现公司形象外，个性门卡还可以进一步起到宣传作用。Envoy 允许公司自定义门卡大小样式，如果公司没有专人负责设计，也可以委托 Envoy 帮助设计名片，而且完全免费。

不过鉴于拍照风险太高，小编忍不住要吐槽，办公区室内设计一定要好看，而且前台 mm 还需要 get 摄影技能才行啊。

协议签订

响应近年「无纸化办公」的概念，如果访客需要与公司签订某些（保密）协议，也可以直接在 iPad 上签电子版。避免纸张浪费的同时，Envoy 将向访客邮箱发送协议邮件，并直接抄送公司法务部门，管理归档都极为方便。

访客管理

从登记到离开，行政、人力、安全部门都可以实时看到访客信息。此外 Envoy 与 Slack、Box 、以及 HipChat 都有合作，公司在需要时可随时以 excel 形式下载访客信息。

使用要求

Envoy 支持 iPad 2、iOS 7 以上环境，此外如要实现名片打印功能，还需为其配备一台打印机。Envoy 在线商店中列出了推荐型号，如 Brother™ QL-710W 与 QL-720NW，二者通过 wifi 与 iPad 相连，不需要连接电脑就可以打印门卡。

价格

注册与取消 Envoy 服务无需支付费用，并且每个新注册账号都可享受长达 14 天的免费试用。

Envoy 提供三种服务套餐，标准版月费为 99 美元，高级版月费 249 美元，而企业版为 499 美元。具体功能戳官网查看。