CRM 搭建实战：如何快速搭建一套客服工单销售 CRM 系统（一）

编辑导读：对于B端行业的互联网人来说，搭建CRM系统是一个常见的业务。本文从收到需求开始，逐步分析、拆解、梳理需求，由客服工作流入手，设计出一套提高客服效率的 CRM 工具，希望对你有帮助。

今天接到一家游戏工作室搭建「客服工单销售」 CRM 的需求。看过对方的需求，发现是一套该有的功能都有，但整体逻辑并不复杂的 CRM 。这个案例非常适合刚刚开始做 to b 业务或正准备给自己公司搭建一套 CRM 的小伙伴参考。

本文从收到需求开始，逐步分析、拆解、梳理需求，由客服工作流入手，设计出一套提高客服效率的 CRM 工具。我们来一起思考整套系统搭建中的关键。

一、收到客户需求并分析

1. 客户需求

客户微信发来一段需求

作为 to b 的产品或后端，一般收到客户（甲方）或业务部门（公司内部）提的需求时，都会接到类似上面这类根据实际业务描述的工作流需求。

2. 分析需求：梳理产品底层逻辑

我们的产品设计应该站在使用者的视角，帮助使用者提高工作效率。我们要先回答这三个基本问题，帮助梳理产品设计思路。

• 这套 CRM 系统给谁用？
• 操作者的工作流是什么？
• 如何帮助操作者提高效率？

在回答这些问题之前，我们先要搞清楚，CRM 的本质是什么？在没有 CRM 前，上面这些工作要怎么完成呢？

其实用一张大白纸即可。

大白纸： 我们可以用一张大白纸手写用户信息（用户信息系统），记销售情况（销售系统）、用户问题（工单系统），但每一个变动，修改，查找都非常麻烦，纸质记录很容易到达数据上线，比如管理3万名用户的用户信息，纯纸质记录的劣势就显现出来了。

Excel： 大白纸的升级版是 Excel。有了 Excel 后，极大的提高了信息记录和信息流动的效率，我们可以很方便的以表单形式记录信息。使用用户 ID 为 key 来做关联的锚点，扩展出无限多的信息记录，他可以是销售记录，也可以是工单记录。但问题又来了，就算 Excel 再简单，一但开始构建稍微复杂的 CRM，情况就不一样了。上手学习成本，记录数据多样性（对长文本和富媒体不友好），多员工协同，都是 Excel 的劣势。

可视化UI+数据库： Excel 的升级版是「可视化UI+数据库」，它可以是 ERP 、 CRM、OA、CMS、HRM、财务还是进销存。不论他叫什么，底层都是由「可视化UI+数据库」构成。它们区别在于对流入系统的数据，做了对应的产品逻辑优化，让操作系统的人，能够最高效便捷的使用这些数据。

二、搭建 CRM 思考

具体到我们即将搭建的这套 CRM（客户关系管理），它的本质是以客户信息为圆心，分功能记录客户对应的需求，并跟踪这些需求至结束。

搞明白 CRM 的本质后，我们来回答一下前文所提出的问题。

1）这套 CRM 系统给谁用？

工作室的客服。我们要站在他的角度观察他们的工作流程。

2）操作者的工作流是什么？

客服在 CRM 中创建、查找玩家信息（玩家信息系统），在「玩家信息」的基础上记录对应玩家提出的问题（工单系统）和与玩家之间的销售情况（销售系统）。

3）如何帮助操作者提高工作效率？

• 「玩家信息管理」的关键是帮助客服快速找到对应的玩家并全面展示该玩家信息。
• 「工单系统」帮助客服快速查找每位玩家对应的工单，跟踪工单状态直至工单处理结束。
• 「销售系统」的关键是记录客服每次与玩家接触时的情况，方便后续跟进，以及成交后交易信息的记录。

以上三个问题的答案是，我们在设计整套系统的过程中，应该时刻牢记在心的设计原则和目的。

玩家 ←信息输入 → CRM（信息承载） ← 信息输出 → 客服

通过客户提交的运营工作流方案，我们可以看到，这套 CRM 由三个小系统构成。

• 玩家信息管理系统
• 玩家工单系统
• 玩家销售系统

「工单系统」和「销售系统」，都是建立在「玩家信息管理系统」基础上扩展出来的系统。

接下来，我们来逐一分析每套系统的逻辑，各个击破。

三、玩家信息管理系统 – 整套系统的信息起点

「玩家信息」是整套 CRM 系统的信息流起点，系统要先录入玩家信息，才能开启后续几套系统。

1）客服记录玩家信息工作流

游戏客服的录入玩家信息的工作流是，玩家通过游戏中的流程引导添加客服微信。与客服初次建立连接后，客服要将玩家的信息录入「玩家管理系统」中，以方便接下来与玩家的互动。

2）设计「玩家信息管理」产品逻辑

客服输入信息及自动抓取信息：

• 玩家手机号：玩家手机号是玩家信息与玩家游戏中的身份关系的对应key，系统需要通过玩家手机号到游戏服务器中抓取玩家游戏信息。
• 玩家微信名称及微信ID：客服与玩家交流的ID是微信，微信ID是客服用于识别玩家的识别码
• 玩家对应分配的客服微信及客服微信ID

「信息管理系统」根据「玩家手机号」，通过 API 自动在游戏服务器中抓取玩家在游戏中的信息。

• 玩家注册的游戏
• 玩家游戏中的昵称
• 玩家游戏所属服务器

「玩家信息管理」页面看起来非常简单，但它是整套 CRM 的基石，搭建好这个页面，我们就可以在这个信息的基础上，构建「工单系统」和「销售系统」了。

四、工单系统 – 帮助客服跟踪玩家问题

工单系统其实可以理解为 「玩家基础信息+玩家问答记录」，再添加上查找工单（搜索）和进度 tag 就可以了。

1. 客服Q&A工作流

• 玩家在微信中询问客服问题。（玩家与客服接触点，输入问题）
• 客服拿到玩家微信ID，在工单系统中找到对应的玩家。（客服与 CRM 接触点）
• 将玩家询问问题记录在工单中。（记录问题）
• 寻中解决方案，通常需要与技术、产品、财务、文案等部门同事沟通。（解决问题）
• 找到解决方案，微信回复玩家并在系统中记录解决方案。（输出答案）
• 结束工单。

2. 设计「工单系统」产品逻辑

• 抓取「玩家信息管理」中的玩家基础信息。
• 创建「搜索框」，搜索玩家手机号、微信ID，方便客服找到对应的玩家。
• 创建「问题详情」与「解决方案」，客服可记录对应的信息。
• 工单并非实时完成，需要给工单三个状态，即「待处理」「处理中」「完成」。

至此，客服在工单中需要处理的动作都完成了。

五、销售系统 – 帮助客服跟踪每一笔销售交易

客服在服务游戏大R玩家时，会根据玩家当下情况，推销打包好的「游戏物品」合集礼包给玩家。客服需要一套系统记录在销售过程中与玩家沟通的情况，记录玩家状态，销售时为什么卖出去了，为什么没有销售成功。方便下一次继续有针对性的销售。

1. 客服销售工作流

• 根据当下促销活动，客服联系自己手中管理的大R玩家，并向他们销售促销活动中的礼包。
• 如销售成功，记录销售礼包ID，玩家付款时间、付款方式、付款金额。
• 如销售未成功，记录销售情况，记录未成功原因，方便下次销售时，接续上次销售情况继续推销

2. 设计「销售系统」产品逻辑

• 抓取「玩家信息管理」中的玩家基础信息，便于客服找到对应的玩家。
• 玩家基本信息展示，让客服看一眼了解全部玩家信息，以便有针对性的进行销售。
• 销售记录：记录每一次向玩家销售时的情况，帮助之后更有针对性的推销礼包。
• 成单信息记录：详细记录玩家购买礼包ID，付款金额、方式、时间等成交记录。

六、系统设置 – 系统初始启动信息

系统的起始信息配置页面，比如客服信息，游戏物品信息，游戏礼包信息等。这些配置信息是启动这套 CRM 的基本信息。

1. 客服信息设置

游戏公司的客服团队由多人组成，这套 CRM 也 是提供多名客服使用。

一个客服 user 信息由3个部分构成：

• 客服 ID。（系统中客服身份唯一标示）
• 客服的微信号。（客服与玩家之间由微信连接，微信ID与客服ID唯一对应）
• 客服的微信名称。（方便客服直观的找到登录这个微信对应的手机）

客服本人只需要记住自己的ID，即可在系统中通过自己的ID来关联其他信息。客服ID是系统中客服身份的唯一标示。

2. 礼包管理页

礼包是游戏物品的合集，礼包的销售价格是礼包中包含物品价格总和的一个折扣价。客服可根据自己手中维护的大R玩家，自己组合一套礼包进行销售。

1）礼包管理工作流

• 系统通过游戏 API 自动抓取物品价目表，客服可在物品管理中进行微调。
• 客服根据自己手中玩家情况，在礼包页面根据公司内部优惠规则，创建礼包。
• 在礼包列表页，查看礼包对应的礼包ID，在销售页面填入对应ID，系统即可自动抓取对应信息。

2）设计「礼包管理」产品逻辑

• 礼包管理页面最小单位是物品，首先我们要通过 api 连接到游戏服务器把游戏中物品列表抓下来。
• 创建礼包页，客服可根据近期促销活动主题，给自己手中管理的大R玩家定制礼包。
• 礼包列表：可查看已经生成的礼包的ID、名称、价格，以及礼包中包含的物品信息。

七、CRM 首页信息汇总 – 让客服工作更轻松

系统首页应该汇集客服工作中较常用的功能，在不增加系统复杂性的前提下，能尽量在首页操作的，就让客服在首页完成。降低客服劳动强度，帮助客服提升自己的KPI（在本案，客服的kpi 是 快速应答玩家需求（工单），尽量多的卖给玩家礼包（销售））

1）首页工作流

• 客服在微信中收到玩家信息，在玩家信息列表中通过微信ID，找到该玩家
• 选中该玩家条目，工单和销售表单自动抓取该玩家对应的工单和销售记录
• 根据实际情况，客服可在首页直观的看到玩家信息，及直接操作「工单」、「销售记录」

2）设计首页产品逻辑

• 微信 ID 搜索框+玩家信息列表，方便客服快速定位玩家。选中玩家后，右侧显示全部玩家信息。
• 通过客服选取的玩家，系统自动调出此玩家对应的「工单」和「销售记录」。
• 在本案中，工单更常用，放在上面，客服不仅可在首页浏览工单，还可以直接新建/更新工单。
• 销售记录，抽取销售 touch point 关键部分，方便客服快速回顾此玩家的销售情况。

首页：汇集玩家信息、工单、销售详情等客服工作流中最常用到的模块

八、写在最后

万事万物皆有一而生，从最简单的 to B 系统开始入手，不断叠加更复杂的产品需求，逐渐构成一套有自己思考的大型系统。也许是比较好的学习 to B 产品的路径。

因为工作关系，每周我都会接到一个新的 to b 产品的需求，每周写一篇。如果你对 to b 领域的系统搭建感兴趣，欢迎关注我的后续文章。

 

作者：蒋川，公众号：灵感实践

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