跨部门沟通如何有效避坑？

编辑导读：一个公司规模越大，跨部门沟通的成本越高。在日常工作中，可能会存在“已读不回”、互相踢皮球、双方理解有偏差等情况，导致计划好的工作没办法完成。该如何解决这些问题呢？本文作者对此提出了自己的一点看法，与你分享。

对于小的创业公司，人数也就几十人，大家彼此非常熟悉，工位距离也不远，有什么问题直接当面问解决就好了，沟通基本没有什么太大问题。

而对于稍大一点的公司，公司有上千人，上万人，跨部门沟通问题就会逐渐显现出来，而且一般公司规模越大，跨部门沟通的成本越高。

首先我们先理一下日常工作中常见的跨部门沟通问题。

一、存在问题

1. 别人对你“爱搭不理”

不知道大家在日常工作中，有没有碰到这种情况，当你有需求跟外部沟通对接时，刚开始的沟通成本非常高，本来可能几句话就说清楚的，因为沟通实时性，可能要一两天才能聊清楚。

表现在行为上就是不管你是通过邮件还是其他沟通工具，别人不会立即回复你，或者你发10句话，别人几个小时后可能回复你一句，或者根本就已读不回。当然这也并不代表别人故意不回复你，也有可能大家工作比较忙，来不及回复或者看完以后有别的事情忘了回复，这件事就卡在这里了。

2. 对方互相踢皮球

当你找到相应的对接人A沟通时，两个人聊了几十分钟，结果他却告诉你去找B，而当你找到B时，B又让你去找C，最后问了一圈还是A负责这件事情，一上午下来啥也没干，尽在这耗费时间了，大大提高了沟通的成本。

3. 商量好的方案执行有偏差

一般我们沟通需求，中间会对有疑问点商量讨论，最终达成一致方案。然而最终确认好的方案，在最终执行时却有偏差，不符合你的需求，而对方却又说是你的需求描述不清楚，他们完全按照你的需求来开发的，跟我们没关系，于是互相推诿、推卸的情况出现了。

4. 定好的排期却上不了线

当对方答应了做我们的需求，之后会给我们一个排期，几月几号会上线，但是到了上线的日期之后，你却发现你的需求根本就没上线，跟对方一问，说有紧急需求插入，你的需求还没开始做呢，要不你找我领导沟通一下。

二、解决问题

那么该如何才能让跨部门沟通更顺畅，保证事情快速推进呢？

1. 寻找共赢点

部门之间都是平等的，所以说你没有办法强迫别人做你的需求，除了一些高优先级项目外，有来自公司老板的压力，对方可能不得不支持之外，其他的需求更多还是靠互相的沟通，别人才给你做。

另外每个部门都有自己的内部工作，外部的需求对他们来说就是“多一事，不如少一事”，所以在跟他们沟通时，他们显得并不积极。

所以在我们在跨部门沟通时，首先要学会换位思考，站在对方的角度考虑做我们这个需求对他们的好处，有了其中的利益驱动，他们的态度也会不同。

同时我们所提出的需求，最好能通过数据的形式证明其价值，这样别人帮你做了，提升较大，他们也好跟领导交差。

2. 利用好邮件

邮件是一个很好的工具，特别是在跨部门沟通过程中，给大家分享几个邮件使用的小技巧。

首先，通过邮件发会议邀请。有时候沟通需求，会涉及多个部门的同事，组织一个这样的会不容易，大家日常工作中比较忙，很容易忘掉或者迟到，导致会议没法开或者一大堆人等一个人的情况，所以通过会议邀请，设置会议开始前提醒就显得很有意义。

其次，可通过邮件同步结论。跨部门沟通会存在推诿、扯皮的情况，明明大家在一起讨论的好的事情，但是到最终执行时，又各自不认账，然后再需要重新沟通。

这种情况下就需要邮件来“留证据”了，每次会议沟通后，通过邮件同步会议结论，明确每个人分工，发送参会人以及他们的上级领导，保证事项正常推进。

最后通过邮件沟通，保留“证据”的同时，也相当于做了一个记录，方便后期去查找。

3. 相关人拉群沟通

事不关己、高高挂起的情况在跨部门沟通中很常见，对方互相踢皮球，你推我我推你。

针对这种情况，可以把所有可能相关的人拉到一个群里，然后你在群里说一下整体背景，然后让他们之间去讨论PK这块最终交给谁做，这样就能把你自己释放出来，节省你跟他们挨个沟通的时间。

4. 借助领导的力量

一般与你沟通和你是差不多的级别，说白了两个人都是干活的小兵，你提需求，他们正常接，最终的决定权还是在他们老板那里。

所以有时候当你推动不了，需要向上反馈，借助老板的力量帮你扫平障碍，老板们之间沟通确认好了，手底下的人对接就容易多了。

比如对方目前正在正常开发需求功能，你提了一个比较紧急的需求，正常情况别人是没法给你立即加这个需求的，可能要排期到一两个月以后了，所以你就是说一千道一万最终也影响不了结果，但如果你能让你的领导跟他们的领导达成一致，形成结论，那么这件事情就迎刃而解了，接下来你就可以顺利跟他们对接。

5. 脸皮厚一点

跨部门沟通，如果脸皮薄，那基本上就是寸步难行了，不是卡在这就是卡在那，作为需求方，要记住我们的目的，保证你的需求可以按时、保质保量的上线，一切向目标看齐，完不成目标挨骂的是你，升不了职加不了薪的是你。

刚开始的时候我也是这样的，跟别人沟通需求，别人不理你，你说十句话别人能搭理你一句就不错了，脸皮比较薄，觉得自尊心受到影响，不愿意再往前推进这件事。

但后来我想明白一个道理，你的核心目的是把这件事做成，这中间的过程其实没那么重要，职场里没人会关注你的自尊心，最重要的是把这件事干成，干成这件事就证明你牛。

后来如果他们一直不回复，那么我就一直发。反正感觉烦的是对方，或者直接去工位，对方不得不跟你当面聊。

6. 把控好进度

对方给了你排期之后，并不意味着你的需求一定会按照这个时间上线，中间还是会有很多风险，比如加进来其他业务部门的需求、一些紧急插入的需求等等。

这个我们就需要每隔一段时间就跟对方询问一下进度是否正常，也好能提前识别风险，保证需求能按时上线。

作为需求方，要敢于大胆干，协调好各方，积极的去推动，不厌其烦地沟通和追问工作的推进情况（反正烦的是对方）。

职场中一切都靠结果说话，既是挑战也是机会，只有从难的事情中获得的才是成长，各位加油哦~

 

作者：HQ（微信：hanqingguoji），社交路上不断前行的创业产品汪。公众号：产品那些年，不定期输出职场干货。

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