一文了解企业应用中的流程管理产品
编辑导读:企业的管理中,主要就是人财物管理,也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。本文对企业应用中的流程管理产品进行分析,希望对你有帮助。
企业应用中的流程管理,主要覆盖的是 用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈 ,从而实现流程运转、逻辑判断。
而流程管理产品中包括了业务流程梳理,核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用,以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。
接下来我们展开讲讲:
一、从企业应用和应用模型讲起
企业的管理中,主要就是 人财物管理 ,也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。
在管理过程中会关联到一些 人员 、 人员的操作动作 ,以及 相关文档 ,例如费用报销单,需要由需报销的职员,整理好报销所需的文件,提交报销申请,由负责审核报销的财务人员、相关领导,逐一完成审批后,这个费用报销单才算生效,并且生成一个有效的单据。
类似的还有人力部门的入职、转正流程,供应链部门的进销存流程,这些流程大多是 相对固定的 ,传统的形式都是由线下的人力投入,简单粗暴的完成这些流程。
而随着90年代电脑技术、图形用户界面设计的普及,得以让这些企业流程转移到线上,降低企业成本,但实现企业管理软件的复杂流程,大多需要进行定制化开发,研发成本较高。
而这些年兴起的SaaS、低代码概念,则让企业应用开发,看到了低研发成本的可能性。
在这里我们先简单说一下应用程序架构模型MVC,了解一个产品应用是如何实现页面浏览、操作和逻辑处理,进而理解企业应用中的组成部分——流程和表单。
以打工人关心的调薪申请为例,如职员上级对所管理的职员,进行统一调薪申请,基于不同的调薪幅度,会触发不同的审批场景。
首先用户会在一个 视图页面 上,查看调薪申请页面。
接着用户与电脑进行交互,在调薪申请的 视图页面 中, 输入关键数据 ,如薪资幅度、职员个人基本信息等, 输入提交申请的指令 ,这些信息传递给了 控制器 。
控制器再将信息传输到 逻辑模型 中,进行 逻辑判断 ,例如调薪幅度10%以下,只需要判断员工绩效等级,幅度10%~20%需要增加上级领导审批,幅度20%~50%需要再增加总监审批等。
数据库 根据逻辑判断, 读取并返回数据 ,如A职员幅度40%,需要增加上级和总监审批,B职员幅度10%,需要增加上级审批。
用户此时在更新的视图界面,收到了反馈:“你的申请已提交成功,请留意后续通知。”
而触发的关联任务,就发送到了上级领导,在该角色的审批环节,进行类似的信息输入、逻辑判断和数据反馈,上级领导完成审批后,再进入总监审批,直到满足逻辑,该调薪申请通过,或者被拒绝。
我们可以将过程中的视图展示、视图基本逻辑,视为 表单模块 ,而用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈,视为 流程模块 ,也就是我们所要讲述的, 企业应用中的流程管理产品 。
二、流程管理产品是什么?
如前文所说,企业应用中的流程管理,主要覆盖的是 用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈 ,从而实现流程运转、逻辑判断。也就是工作流(workflow),利用计算机在多个参与者之间,按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。
在终端用户侧,就是接收到任务,进行流程的审批。
而这些任务的背后,需要有提前设定好的规则,也就是流程建模。
如前文所说,以往这些复杂的流程、表单逻辑,需要由企业自研或者IT外包公司,来定制化,但这其中会有许多共性的东西,可以抽象为标准产品,也就是工作流Workflow产品,以及这两年流行的低代码、PaaS平台产品,基于平台产品,可以低成本、快速的搭建企业自身所需的应用、流程。
接下来我们以企业搭建应用的全旅程,来看一个流程管理产品需要提供什么。
总的来说,大佬们去进行业务流程梳理,开了N个会议后确定好流程方案,IT人员则进行流程的建模设计,并重复进行验证,没问题了就可以上线使用,终端业务用户就在系统中去提交单据、审批流程,出现异常错误了就找IT运维人员,运维人员通过监控来分析和修复问题,从而使得企业流程保持正常运转。部分企业还会关注于流程效率提升,通过历史数据来找到优化点。
1. 业务流程梳理
该环节的角色主要是企业领导层、运营主管及技术主管等 企业决策角色 ,以及负责对接企业的 项目经理、交付人员 。
通过多轮调研和会议,可以要 确定企业有哪些类型流程 要上到管理系统,例如只将人力资源管理制度系统化,那么这里面就包括了员工招聘、绩效考核、薪酬福利和员工关系等模块,涉及到几十上百个流程,需要梳理出 整体流程图、关键角色、角色权限 等信息,可以用 Excel等文档统计。 或抽象出 企业流程模板 ,但因企业流程千差万别,流程管理产品大多没有太好覆盖此环节,由万能的Excel代为执行。
2. 流程建模设计
基于流程梳理环节给出的方案,我们需要进行流程模板的设计了。
该环节的主要角色是 企业IT,实施方IT和项目经理 等。
2.1 基础资料
首先需要的是一些 基础资料 ,包括 组织目录,各类型表单、权限管理 等。
组织目录 ,需要支持产品内自行搭建,将 企业实际组织形式,还原到产品中 ,其次是支持 第三方导入 关联,很多企业使用企业微信、钉钉和飞书来作为OA系统,其组织架构也可以直接用于系统。
各类型表单 ,不同的流程所需关联的表单不同,如人事调动、转正申请所展示的表单内容不同,在流程建模中,需要提供表单类型选择,并且可以关联对应的表单视图。
权限管理 ,主要是 不同角色 对于数据的增、删、改、查,也就是 有无查看权限、编辑权限 ,而 数据颗粒度 也不同,包括整个流程和表单、流程的细节、表单的字段等。权限的管理,可以在流程建模时逐一配置,也可以抽象为一个单独的权限管理模块,进行批量统一配置,各有利弊。
2.2 流程节点及连接线
流程节点,包括 人工节点、自动节点、消息节点 。
人工节点 ,也就是需要职员参与的节点,这就涉及到第一个问题。
节点的参与者如何配置 ,总的来说有两种,一种是 角色化的人 ,另一种是 具象的人 。
第一种,我们可以根据 基础资料中的组织目录 来关联,这是相对最高效的;
其次是提供 自定义角色组 ,也就是独立于组织目录的工作组,例如分绝地武士组、黑暗武士组;
第三种则是 按照特定规则 ,例如取直属上级,可以根据实际业务的场景来提供标准规则;
前三种是前者, 角色化的参与者 。
最后一种就是简单粗暴的 关联到具体人 ,例如这个流程一定要Jackson来审,那就把他配置上去,但如果Jackson离职了,该流程节点的参与者配置就务必要重新配置了。
配置完参与者后,我们需要考虑 用户权限 了,他有什么 操作权限、信息权限 ,也就是上面所说的权限管理,我们可以在具体节点中进行配置,或者抽象为一个权限管理模块,统一管理。
接下来是 人工操作 的类型,主要有两类, 一类是提交表单 ,例如提交一个转正申请单,实现流程的触发,所以这里比较关键的就是 启动条件的设计 ,哪些情况下,单据会触发对应的流程,这其中就包含了信息的录入,例如一些关键的字段,如部门、岗位和职级等,另一方面就是逻辑的判断,让相应的单据可以正确触发关联的流程。
另一类则是审批表单 ,这里包含了 单人审批 过程中,对于流程的操作,包括 同意 、 不同意 、 打回重来 , 流程跳转 (实现灵活跳过), 流程指派 (实现流程精准指派),以及接收审批任务时,看到的 消息通知 样式、通知形式,以及一些 提高效率的审批功能,如满足条件自动审批 等。
此外还有 多人审批 ,一个节点可能需要五个领导共同审批,也就是 会签 ,而这里也会有不同规则,如全部同意,或者1人同意,或者50%同意,这涉及到会签的具体规则。
最后就是 加签 ,在审批过程中,会有 临时加人 确认的情况,如累计数额较大,可能需要更高层领导审批,这时就需要提前配置好,该节点允许加签,增添新的参与者。
关于 消息通知 ,我们也可以抽象出来为一个功能,来实现节点中的 操作触发通知 , 特定时间触发通知 (如超过规定时间), 通知形式 也可配置,如通过短信、邮件、产品内IM或集成推送到第三方IM。
说完人工节点,我们来说说 自动节点 ,不需要人工决策的地方,我们尽可能都让计算机自动运转,在 自动节点 中,我们可以根据业务需要,来 配置脚本 , 对数据进行自动获取、处理和输出 ,当下也有 RPA(Robotic process automation) 的概念,也就是机器人流程自动化,可代替人工,在 规定的视图位置 中,进行 数据、指令的操作 。
消息节点 ,类似于节点内的消息通知,但因为企业内人员协作,就是依赖于信息的高效传递,在这里我们可以抽象出一种节点,单独用来做消息的传递。
最后是 连接线 ,在流程建模中,除了节点,第二关键的就是连接线,它起到连接不同节点,并囊括不同节点流转的逻辑。
2.3 可视化建模
以上所说的基础资料、流程节点及连接线,需要将其转化为用户容易理解和操作的视图,也就是可视化建模,这就需要基础的流程图绘制、节点信息及基础资料配置的界面。
3. 流程实例验证
当我们完成了流程建模,上线到正式环境使用之前,务必需要进行详尽的测试,来 验证流程实现情况 ,是否如流程梳理方案中所期望的效果。
当我们提交单据时,就会触发流程 ,将流程模板同步生成为一个流程实例,可以理解为一个任务,也就是用糕点模子做出了一个新的糕点了。
第一种验证方式是,在建模期 进行,也就是在 流程建模过程 中,就 自动判断节点、变量的配置是否有逻辑错误 ,从而反馈一些警告或者错误,来帮助及时改正。
第二种是通过测试环境 ,来验证流程模板的可行性。
常规的操作方式,是通过 人力来实现 ,按照流程中的角色、单据类型,逐一进行提交、审批。
而这就会牵涉到较多的用户登入登出、重复操作和信息确认,人力 成本较高 。
故也可以考虑将该测试过程,抽象为产品功能,实现便捷的流程实例验证。
4. 流程实例使用
当流程都验证通过后,应用产品就可以交付给企业使用了,也就是可以进行 单据的提交、查看 , 流程的审批和查看了 。
这里的关键角色就是 流程审批者,包括领导层、一线员工 。
在审批模块中,我们需要 提供相应的视图页面 ,包括客户端、网页端和移动端,也因为企业大多用了OA系统,在这里可能还需要考虑 第三方集成 的问题。
在审批视图页面中,我们将基于已有的权限控制,展示该用户所需要审批的 流程实例列表 ,以及 具体流程实例的审批页面 。
在流程实例审批页面中,我们需要将流程建模中的 节点内容 展示出来,包括 流程和单据基本信息 ,可进行的 审批操作 (同意等),以及 流程图和流程过程 等,从而帮助审批者 定位到关键信息 ,从而 进行决策 。
5. 流程维护监控
没有事物是完美的,也没有流程是绝对不会出错的。
在众多流程实例中,偶尔会出现 一些异常 。可能是流程建模时的疏忽,也可能是组织结构背的锅,还有程序出错等。
谁来处理这些异常呢? 企业IT人员 ,如果解决不了,再有产品提供方的IT人员来处理。
在这个部分,我们需要提供 流程实例运行列表 ,用于概览当前情况,如有必要也可以做成可视化图表,方便总结问题。
其次是对 流程实例的介入操作 ,例如终止流程、重启流程等,以及 关键的错误日志 ,包括 抛出的报错代码和转译出来的问题 ,这些都有助于IT人员 快速定位和解决问题 。
而在流程异常的时候,企业可能在短时间内有同款流程受影响,如何 动态修复异常 ,并让已经运行中的流程也恢复正常,是需要思考的问题。
6. 流程效率优化
以上的五步,可以保证企业的应用、流程都处于良好、稳定的运转中。
而对于一些企业, 决策层更追求效率 ,愿意投入资源,进行流程效率分析,从而持续迭代企业流程。
而优化的仪表盘,就是 历史数据分析 ,我们可以将企业的历史流程数据,分门别类,按照单据、流程、节点类型和组织结构等,进行图表化展示,通过对比阶段内时间的数据变化、数据挖掘,来找到一些关键点,输出优化结论。
三、小结
总结一下,企业应用中的流程管理,主要覆盖的是 用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈 ,从而实现流程运转、逻辑判断,也就是工作流(workflow),利用计算机在多个参与者之间,按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。
而流程管理产品中包括了业务流程梳理,核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用,以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。
作者:Will与你在思考,微信公众号:Will与你在思考
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