企业如何降低电子发票的开票成本？

作者从项目实践出发，简单讲述了电子发票系统的建设步骤和方式，希望通过此文能够加深你对电子发票系统的认识。

餐馆就餐、网上购物、外出旅行都是电子发票了，看来这两年电子发票真快普及了。那么，企业的电子发票系统都是如何建设的呢？

大多资料都是介绍在什么场景下，推荐采用什么样的建设方案。但是，很少去讲怎么搞能降低企业的使用成本？

怎么搞更让企业使用起来更顺手？今天，我以搞过的一个电子发票开票系统为例，说一下是如何降低企业电子发票系统使用成本，提升使用体验的。

01 电子发票涉及的关键系统

在纸质发票年代，若想开票要么是ERP等业务系统直接对接税控开票系统，要么是人工到税控开票系统录入信息开票。开票后把纸质发票交付给客户。

简单来说，开电子发票就多了开票信息生成电子发票文件、加盖电子签章、电子发票存储、电子发票推送的过程。

因此，与纸质发票相比，就多了一个电子发票服务平台。这个平台一端连着税控开票系统，以便把每笔电子发票信息第一时间传到税控系统；一端连着企业ERP或其他产生发票数据的业务系统。若业务量小，也可以手工到电子发票服务平台录入开票信息。因此他们三者的逻辑关系如下图。

这里还需要说明三点。

一是、为了简单明了的说明电子发票涉及哪些系统，上图略去了每个系统的部署方式。

二是、电子发票服务平台，都是需要税务部门认证的服务商提供，要么怎么和税控开票系统交互数据呢，怎么能随意在电子发票文件上加盖企业的电子签章呢。

三是、有些企业外购的ERP或业务系统，已具备电子发票服务资质，比如用友、金蝶的ERP，相当于业务系统与电子发票服务平台是一体的，这种情况下，业务系统直接对接税控开票系统。有些企业自研的业务系统或购买的业务系统，没有电子发票开票资质，就需要与具有电子发票资质的系统对接，比如与航信、百旺对接。航信、百旺的系统，再与税控开票系统对接，他们的对接是非常简单的，甚至企业是无感的。

02 常用开票方式及关键步骤

先给大家说一下常用的电子开票方式，然后在说一下如何节省成本，如何用着更舒服。

在开发票前，需要先把开票信息提供给电子发票服务平台。在哪里提供呢？

超市购物、餐厅就餐、景区停车，一般可以扫描小票上的二维码提交开票信息。

电商购物，一般可以在提交订单时附带发票信息，或订单完成后基于订单单独提交开票信息。

还有些线下服务商，让在他们的公众号里，选择订单后提交发票信息。

对于这些发票信息的提交，我们可以理解为是在业务系统提交的，然后由业务系统提交给电子发票服务平台。

很多时候，用户提交开票数据后，并不能够立刻拿到电子发票文件。

这地方就是花钱多少的一个重要点。

若想与电子发票平台直连“秒开”发票，这种对接方式，用户立等取票，也不用增加任何人工成本，缺点就是贵。

用户不能直接拿到发票，一般是没有与电子发票服务平台直连，需要人工按一定格式把开票数据导进去。这种方式一是慢，二是还需要人工去干这个事儿，优点是比直连的便宜的多。

电子发票开具后，一般会告诉用户一下，电子发票开好了，可以拿到电子发票文件了。

怎么告诉用户呢？一般由电子发票服务平台短信通知用户，或由其发邮件给用户。企业稍作二次开发，也可以把开好的发票文件挂到自己业务系统的订单下，供用户备查或二次收票。让客人通过短信接收电子发票时，短信中会带有发票链接，同时会带有电子发票服务商的名称。

这里有两个细节需要交代清楚，一是让用户通过短信接收发票文件，需要把用户的手机号提供给电子发票服务平台；二是发送的短信中默认带有电子发票服务商的公司名称，这让用户收到短信后会很诧异，这是哪里开的票？

若想去掉短信中电子发票服务商名称，可以，但需要定制短信，这涉及到多花钱。大概原来发三条短信的钱，现在只能发一条。通过邮件接收电子发票，也会存在电子发票服务商品牌露出的问题，若想定制，可能也要单独付出成本。

上述就是常用的电子开票方式及关键步骤。这里面对于企业来讲，有如下几个问题，考虑考虑是否可以降低成本或提升体验？

把每一单用户的手机号都提供给电子发票服务商，你是否乐意？

不让电子发票服务平台给用户发短信，能否自己发？这样也能避免电子发票服务商的品牌露出。

人工导入方式便宜，但需要耗人工，且用户拿到发票的时间长，有没有其他的便捷方式？

除税控系统外，企业能否自己构建一个电子发票后台，方便按订单查询开票情况？

03 降低成本提升体验的方式

本部分文字不多，但是是本文的重头戏。

电子发票服务平台，有专门的接口获取发票文件的地址。建议企业获取电子发票文件后，在把发票文件挂到自己系统订单下面的同时，通过自己的消息系统给用户发送短信、邮件，告诉用户发票已经开好。这样，短信模板、邮件模板可以自由定制，且短信成本低。更不用担心泄露用户手机号的事儿。

既然能够获取发票文件的地址，业务系统是自己的，自己搞一个电子发票后台，提供发票查询，甚至提供申请开票功能也不是什么难事儿。按照自己想法做的东西，肯定比税控后台用着顺手。

至于人工导入方式，要不想多花钱还想解决。请多想想，看看自己能否搞一个自动申请开票的工具，这样把开票及时性的问题也一并解决的。

04 结束语

对于电子发票的接入方式，接入过程，电子发票服务商及网上都有资料，本文没有提供。

本文主要是讲站在企业角度，如何降低电子发票的开票成本，并且提升自己的使用体验，用着更顺手。如有问题，欢迎交流。

 

作者：产品人晓明；微信公众号：产品人晓明

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